Formular Schüler

Das Formular Schüler im Register Schule ist ein Kernstück von Scolaris. In diesem Formular werden sämtliche im Zusammenhang mit den einzelnen Schülern stehenden Daten verwaltet. Dabei greift das Formular Schüler auf bereits bestehende Stammdaten wie zum Beispiel die Adressen zurück.

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Daten von Schülern erfassen und verwalten können
  • wie Sie Schülern eine Adressverbindung zuweisen und ihn in eine Klasse einteilen können

Per Klick auf das Symbol im Modul Schule öffnen Sie das Formular Schüler und erscheint ein neues Register Formular. Über das Symbol Neu im Register Formular öffnet sich der integrierte Erfassungsassistent.

Geben Sie Namen und Vornamen in die entsprechenden Felder ein und bestätigen Sie mit Enter. In den Suchergebnissen im unteren Teil des Assistenten werden alle bereits vorhandenen Datensätze zu den eingegebenen Daten aufgelistet, so kann das Erfassen von Doubletten vermieden werden.

Anzeige der Suchergebnisse:

  • exakt: Vorhandener Datensatz, entspricht exakt Ihren Eingaben
  • neu: Neu zu erstellender Datensatz
  • ähnlich: Ähnliche Ergebnisse

Es erscheint nun in den Suchergebnissen ein Datensatz mit den von Ihnen eingegebenen Daten, gekennzeichnet mit neu. Wählen Sie diesen per Doppelklick aus, oder bestätigen Sie die Auswahl mit ✔. Falls bereits ein Datensatz zu den Eingaben besteht, wird dieser entsprechend aufgelistet und kann mit Doppelklick oder anwählen und mit ✔ bestätigen, geöffnet werden. Erfassen Sie die restlichen Angaben direkt im Datensatz der Schüler.


Sie können die Suche nach bereits erfassten Datensätzen mit jedem der Felder im Erfassungsassistenten durchführen.


Klicken Sie neben dem Feld Klasse auf , wählen Sie die entsprechende Klasse aus der Datensatzsuche und bestätigen Sie mit ✔.

Das Feld Klassenlehrperson wird automatisch ergänzt.

Per Klick auf das Verknüpfungsfeld Adressen öffnet sich das Fenster Adresse. Mit Doppelklick auf die Adresse, öffnet sich die Adresse im gewohnten Formular Adresse im Modul Administration.

Klicken Sie neben dem Feld Bezeichnung auf , wählen Sie die entsprechende Adressverbindung aus der Datensatzsuche und bestätigen Sie mit Doppelklick. Falls es die Adresse noch nicht gibt, können Sie auch mit einem Klick auf das Plus öffnet sich der Erfassungsassistent und Sie können eine neue Adresse für die Verknüpfung erfassen. Oder Sie gehen wie gewohnt über das Modul Administration; Formular Adresse und erfassen dort zuerst die neue Adresse.


Sobald Sie das Fenster Adresse schliessen, wird die Adressverbindung zugewiesen und die Daten ins Formular Schüler übertragen.


  • Wählen Sie im Feld „GIS-relevant“ diejenige Adresse, welche zur Anzeige des Schülers auf der Karte im Modul GIS verwendet werden soll.

Neben der Haushaltsadresse können auch noch schulrelevante Zusatzadressen zu einem Schüler verknüpft werden (zB Grosseltern, Beistände, etc.)

Im Listenfeld Anschrift 1 und Anschrift 2 sind zusätzliche Kontaktpersonen aufgeführt. Diese Liste ist ein Referenzfeld und kann beliebig angepasst werden (per klick auf die Feldbezeichnung Anschrift 1)

Sollen die in den Zusatzanschriften definierten Personen in die Korrespondenz miteinbezogen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben dem Listenfeld ANSCHRIFT 1. Auf diese Weise können Sie die Zusatzanschriften beispielsweise beim Erstellen von Serienbriefen ebenfalls als Empfänger berücksichtigen.

Sie können bei Bedarf ein Foto des Schülers hochladen:

  • Klicken Sie im Feld Foto auf die rechte Maustaste und wählen Sie LADEN.
  • Wählen Sie in Ihrer Ablage das gewünschte Bild aus.
  • Klicken Sie auf ÖFFNEN.
  • Das Bild wird nun hochgeladen.

Im Register Eigenschaften können zusätzliche Informationen zum Schüler erfasst werden.

Tragen Sie im Feld Heimatort die entsprechende Gemeinde ein. Handelt es sich beim Schüler um einen Ausländer, wählen Sie das entsprechende Land aus der Liste aus. Dadurch wird automatisch das Kontrollkästchen Ausländer aktiviert. Das Kontrollkästchen Fremdspr. wird automatisch aktiviert, wenn der Eintrag im Feld Sprache nicht Deutsch lautet.

Gewisse Felder im Register Eigenschaften können sich je nach Einstellungen des zugehörigen BISTA-Kantons verändern.

Im Register Klasse werden weitere Angaben zu der aktuell verknüpften Klasse angezeigt. Zudem finden Sie hier auch die Planklassenangaben und die Mutationsplanung. Im unteren Bereich des Formulars finden Sie die Klassenhistory der Schüler.

Die meisten Informationen in den Klassenangaben stammen direkt aus dem verknüpften Klassendatensatz und nur wenige Felder können hier auf Basis Schüler übersteuert werden. Mehr Informationen zur Datenpflege des Klassendatensatzes finden Sie hier.

Die Bedeutung der einzelnen Felder

Bezeichnung Funktion
Klasseneintritt Datum des Eintritts in die aktuelle Klasse
Stufe Aktuelle Schulstufe (wird automatisch aus Klasse übernommen)
Schulhaus Aktuelles Schulhaus (wird automatisch aus Klasse übernommen)
Programmjahr Das Programmjahr wird aufgrund der Klassenzuteilung vom Formular Klassen übernommen und zeigt das persönliche Schuljahr des Schülers. Das Programmjahr kann bei Bedarf (z.B. bei Mehrprogrammklassen) manuell angepasst werden.
Schulart Aktuelle Schulart (wird automatisch aus Klasse übernommen). Diese kann wie Programmjahr geändert werden.
Zusatzklasse Schüler können bei Bedarf in Zusatzklassen eingeteilt werden. Dies kann beispielsweise eine Klasse „Deutsch für Fremdsprachige“ sein, welche Schüler aus verschiedenen Regelklassen beinhaltet, die dieses Fach gemeinsam in einer Zusatzklasse besuchen.
Repetition Dieses Feld dient dem Vermerk von Repetitionen eines Schülers.
Schülergruppe Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Schüler in weitere Gruppen einzuteilen.
Planklasse Planklasse für das kommende Schuljahr. Die Planklassen werden in Kapitel 6 näher behandelt.
Sammelklasse Die Sammelklasse dient der Übergabe von Schülern zwischen verschiedenen Mandanten. Um einen Schüler vom einen Mandanten in den anderen übergeben zu können, wird er in eine Sammelklasse eingeteilt, auf die sowohl der abtretende als auch der übernehmende Mandant Zugriff haben. Die Sammelklassen werden im Kapitel 7 näher behandelt.
Mutationsklasse Zukünftige Klasse bei einem absehbaren Übertritt des Schülers in eine andere Klasse.
Mutation gültig ab Am entsprechenden Datum erscheint eine Meldung über den geplanten Übertritt unter dem Symbol in der Symbolleiste.
Mutationsart Angabe des Grundes der Klassenmutation (muss zwingend geführt werden).

Im Bereich Niveaueinteilung des Formulars können Sie die Einteilung der Niveaus der einzelnen Fächer vornehmen. Die Einträge der Liste basieren auf einem Katalog und können beliebig durch Ihre User mit Administratorenrechten angepasst werden. Um dies zu tun gehen Sie wie folgt vor:

  • wählen Sie das Register Eigenschaften
  • dann auf Kataloge klicken
  • wählen Sie die Rubrik Schule
  • wählen Sie Niveaus

Dies sind die Einträge wie sie dann bei den einzelnen Fächern ausgewählt werden können (z.B. A, B oder C) Im Schülerformular sehen Sie sehen Sie links jeweils das aktuelle und rechts das Planschuljahr. So können Sie auch die zukünftigen Niveaueinteilungen bereits erfassen.

Die Beschriftung der Niveaufächer selber nehmen Sie wie folgt vor:

  • öffnen Sie ein Schülerformular
  • öffnen Sie das Register Einstellungen
  • öffnen Sie Feldnamen konfigurieren
  • wählen Sie unter dem Register Diverses erneut Diverses aus

Von nun haben Sie die Möglichkeit bei den Fächern, welche Sie in den Feldbezeichnungen erfasst haben, die Niveaus, welche Sie im Katalog erfasst haben, einzutragen.

Im Register Arzt haben Sie die Möglichkeit, medizinische und therapeutische Informationen zu erfassen. Über können Sie die entsprechenden Personen auswählen. In der Datensuche werden jedoch nur die Personen angezeigt, welche im Personal das entsprechende Häkchen unter Programmzuordnung als Arzt gesetzt haben.

Die Felder Spezialist 1 – 3 und die Felder Kontrolle 1 - 6 können ebenfalls über die Einstellungen, Feldnamen konfigurieren im Register Diverses –> Diverses bezeichnet werden.

Erfassen Sie im Register Ein-/Austritt die Daten zum Ein- und Austritt eines Schülers an Ihrer Schule. Die Listeneinträge basieren auf Referenztabellen und können beliebig angepasst werden.

Sobald das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt, wird der Datensatz automatisch vom Formular Schüler ins Formular Schülerarchiv verschoben. Wird im Feld Austritt ein Datum in der Zukunft eingegeben, übernimmt es dieses Datum automatisch auch unter Klassenmutation (Register Klasse, Feld Mutation gültig ab).

Das Register Bemerkung kommt in jedem Formular vor und dient dem Erfassen von zusätzlichen Notizen und Informationen. Achtung: Hier erfasste Einträge erscheinen auf gewissen Druckberichten wie z. Bsp. auf der Schülerkarte.

Klassenliste: Beim Druck einer Klassenliste werden Sonderzeichen für die Kennzeichnung von austretenden (-a-) und neu eintretenden (-e-) Schülern sowie von Schülern mit geplanter Mutation (-m-) verwendet.

Im Register Klasse sehen Sie im unteren Bereich des Formulares, welche Klassen der jeweilige Schüler zuvor besucht hat. Beim letzten Historyeintrag wird jeweils das Aktuell-Häkchen gesetzt.

Unterformulare werden in Scolaris V im unteren Bereich des Formulars im Register Übersicht angezeigt. Zum öffnen eines Unterformulars klicken Sie einfach auf den als Link angezeigten Namen eines Unterformulars.

Um ein Unterformular bearbeiten zu können oder einen neuen Eintrag zu machen, müssen Sie sich ebenfalls im Schreibmodus befinden.

Neue, zusätzliche Einträge können Sie über den Button tätigen

Unterformular Journal

Das Unterformular Journal bietet Platz, um vertrauliche Informationen und vor allem Notizen oder allgemeine Informationen zum Schüler zu erfassen. Das können einerseits Angaben wie zum Beispiel Verweise aufgrund schlechten Benehmens, aber auch positive Einträge wie zum Beispiel Vermerke zu besonderen Leistungen sein. Kurz: hier können Sie Notizen erfassen, die in Zusammenhang mit dem Schüler stehen.

Beim Umgang mit dem Unterformular Journal ist unbedingt darauf zu achten, dass allgemeine Grundsätze des Datenschutzes nicht verletzt werden und vertrauliche Informationen zu Personen entsprechend für Unbefugte unzugänglich sind. Scolaris weist Sie auch durch entsprechende Warnhinweise auf dieses Thema hin. Die entsprechenden Einstellungen können durch den Administrator unter Einstellungen - Programmoptionen im Bereich Formate vorgenommen werden.

Unterformular Therapie

Im Unterformular Therapie können allfällige Therapien des Schülers mit Detailangaben zu Therapeuten, Beschlussdaten und Kostenträgern erfasst werden:

Bezeichnung Funktion
Therapieart Die hier auswählbaren Einträge können Sie unter Einstellungen - Kataloge - Bereich Schule - Therapiearten definieren
Therapeut Hier können Sie Personen verknüpfen, welche bei den Programmoptionen unter Eigenschaften das Häkchen bei Therapeut tragen
Kostenträger Wählen Sie hier einen Eintrag aus der entsprechenden Referenztabelle aus
Kostengutsprache Erfassen Sie eine allfällige Kostengutsprache.
Eigenschaften Erfassen Sie die einzelnen Meilensteine der Therapie. Das Feld rechts des Datums dient jeweils zum Erfassen zusätzlicher Informationen.
Wichtig: Ist die Therapie abgeschlossen, muss zwingend das Abschlussdatum erfasst werden. Ansonsten erscheint der Fall weiterhin auf der Liste der offenen Therapien.
Stunden / Ansatz Erfassen Sie geplante Anzahl Therapiestunden und den Stundenansatz.
IV-Verfügung Liegt eine IV-Verfügung vor, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Es wird nun der Wert VERFÜGT angezeigt.
Durch erneutes Klicken wechselt der Wert zu BEANTRAGT. Durch einen weiteren Klick wechselt der Wert zu NEIN.
Im Falle einer Verfügung erfassen Sie das Verfügungsdatum und die Verfügungsnummer.
Gültigkeit Erfassen Sie die Gültigkeit der Verfügung inklusive allfälliger Verlängerungen.
Bemerkung Erfassen Sie bei Bedarf zusätzliche Bemerkungen und Notizen.

Für jede Therapie wird ein neuer Datensatz angelegt. Sie können also mehrere Therapien zum selben Schüler erfassen.

Unterformular Massnahmen

Pädagogische Massnahmen wie zum Beispiel Deutsch als Fremdsprache oder Sonderunterricht bei Legasthenie können im Unterformular Massnahmen erfasst und verwaltet werden. Das Feld Bezeichnung ist eine Referenz. Der Zeitraum kann entweder nach Schuljahr und Semester oder mittels Anfangs- und Enddatum festgelegt werden. Wir empfehlen die Variante „von / bis“.

Wichtig: Ist die Massnahme abgeschlossen, muss zwingend das Abschlussdatum erfasst werden. Ansonsten erscheint der Datensatz weiterhin auf der Liste der offenen Massnahmen.

Unterformular Absenz

Hier können sämtliche Absenzen des Schülers mit Grund, Datum und Kommentar erfasst werden. Unentschuldigte Absenzen können im entsprechenden Kontrollkästchen gekennzeichnet und beim Erstellen von Reports berücksichtigt werden.

Unterformular Praktikum

Das Unterformular Praktikum dient dem Erfassen und Verwalten von externen Aufenthalten und Arbeitseinsätzen. So können zum Beispiel Sprachaufenthalte im Ausland oder Landdiensteinsätze mit der entsprechenden Kontaktadresse des Aufenthaltsortes erfasst werden.

Unterformular Niveauhistory

Die Niveauhistory zeigt in der Vergangenheit vorgenommene Niveaueinteilungen des Schülers. Auf diese Weise kann die Niveauzugehörigkeit zurückverfolgt werden. Bei einem Niveauwechsel, werden die entsprechenden Informationen automatisch in der Niveauhistory eingetragen. Diese Daten können auch manuell angepasst werden.

Unterformular Abonnemente

Im Unterformular Abonnement haben Sie die Möglichkeit, Informationen zu diversen Abonnementen des Schülers wie zum Beispiel Schulbusabos oder Freikarten fürs Schwimmbad etc. festzuhalten.

Unterformular Schulbesuch

Externe Schulbesuche wie zum Beispiel der Besuch einer ausländischen Schule in der Schweiz können inklusive Budget- und Zahlungsangaben im Unterformular Externer Schulbesuch erfasst und verwaltet werden.

Über den Button kann die Bilanz von Budget / Kreditoren neu berechnet werden.

Um festzulegen, ob im Feld „Jahr wählen“ die effektiven Schuljahre oder die Kalenderjahre angezeigt werden, wählen Sie unter Einstellungen - Programmoptionen - Bereich Schule die gewünschte Einstellung. Dementsprechend werden auch die Einträge der Druckberichte angepasst.

Unterformular Notfallkontakte

Für den Schüler können Notfallkontakte im Unterformular Notfallkontakte erfasst werden. Um die Felder für dieses Unterformular zu definieren, gehen Sie auf Einstellungen - Feldnamen konfigurieren - Diverses - Notfallkontakt

Unterformular Schüler aller Mandanten

In diesem Unterformular werden sämtliche Informationen zu Schülern anderer verknüpfter Mandanten angezeigt. Wenn Sie Administratorenrechte besitzen, können in diesem Formular auch Änderungen zum Schüler vorgenommen werden.

Unterformular Zusatzadresse

Drittpersonen können im Unterformular Zusatzadressen erfasst werden. Per Doppelklick auf den Eintrag im Feld ADRESSE öffnet sich automatisch der verknüpfte Datensatz. Das Feld TYP ist eine Referenz und kann beliebig ergänzt werden.

Unterformular Schlüssel

Hier können im Formular Schlüssel erfasste Schlüssel einem Schülerdatensatz zugewiesen werden. Die Zuweisung wird automatisch im Formular Schlüssel im Register Administration ergänzt.

Unterformular Freifach

Im Unterformular Freifach haben Sie die Möglichkeit, vom Schüler besuchte Freifächer zu erfassen. Das Feld Freifach ist eine Referenz. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Erfassung der Fächer über die Fächerverwaltung zu lösen.

Klicken Sie im Register Formular auf Beziehungen. Mit dem Beziehungsdiagramm wird ersichtlich, welche Adress- und Schülerverbindungen der Schüler hat. Mit Doppelklick auf eine Verbindung, öffnet sich der entsprechende Datensatz.

grün= Selektierte Mandanten (Datensatz kann geöffnet werden)

rot = Fremdmandant (Datensatz kann nicht geöffnet werden)

Wird bei einem Schülerdatensatz im Register Ein-/Austritt das Austrittsdatum eingetragen und erreicht, erscheint der Datensatz nicht mehr im Formular Schüler. Er wird automatisch ins Formular Schülerarchiv verschoben, in welchem die Daten weiter aufbewahrt und bei Bedarf reaktiviert werden können. Sämtliche Daten aus den Unterformularen sind im Schülerarchiv nicht mehr ersichtlich, jedoch bleiben die Journaldaten vorhanden.

Öffnen Sie im Register Schule das Formular Schülerarchiv per Klick auf die Formularbezeichnung. Sie sehen für jeden archivierten Schüler die ursprünglich im Schülerformular enthaltenen Daten. Um einen Schüler bei Bedarf zu reaktivieren, klicken Sie im Register Ein-/Austritt auf den im folgenden Printscreen rot markierten Button. Der Schüler wird nun im Schülerarchiv gelöscht und zurück ins Formular Schüler transferiert.

  • Zuletzt geändert: vor 5 Monaten
  • von Pamela Steiner