Klassenwechsel

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie bestehende Klassen in ein neues Schuljahr überführen können
  • wie Sie den Klassenwechsel effizient vorbereiten
  • wie Sie den Klassenwechsel auf Schuljahresbeginn durchführen
  • wie Sie Schüler in einen anderen Mandanten übergeben können

Wenn die Klassenstruktur für das neue Schuljahr feststeht und bekannt ist, welche Klassen geführt werden, kann der Klassenwechsel vorbereitet werden. Dies ist auch im laufenden Schuljahr möglich und hat den Vorteil, dass man den Wechsel zu Beginn des neuen Schuljahres nur noch durchführen muss.

  • Rufen Sie im Register Tools - Funktionen - Klassenwechsel vorbereiten auf.
  • Wechseln Sie ins Register Klassenplanung.
  • Klicken Sie auf den Button (grüner Button). Es werden nun sämtliche bestehenden Klassen in die Tabelle übertragen und Vorschläge für die neuen Planklassen erstellt.

In der Spalte aktuelle Klasse sehen Sie die Klassen des aktuellen Schuljahres. In der Spalte Planklasse wird die vorgeschlagene Bezeichnung der Klasse für das kommende Schuljahr angezeigt. Mit Hilfe der Listenfelder in den Spalten Bezeichnung, Untergruppe etc. können Sie die Bezeichnung und weiteren Informationen der Klasse bei Bedarf entsprechend anpassen.

Es empfiehlt sich, allfällige Änderungen wie zum Beispiel Lehrperson, Schulhaus oder Schulzimmer auch in dieser Tabelle vorzunehmen. Dies ist wesentlich übersichtlicher und einfacher, als die Datensätze in den entsprechenden Hauptformularen zu bearbeiten.

Klassen, die im kommenden Schuljahr nicht weitergeführt werden, können als Austrittsklassen definiert werden. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte Austritt. Die Schüler dieser Klassen werden beim Klassenwechsel ins Schülerarchiv überführt.

Beispiel: Die beiden Kindergartenklassen von Gabriela Bucherer und Rosa Hunkeler werden zu einer einzigen Primarklasse P1a von Käthi Achermann zusammengeführt.

Damit die beiden Kindergartenklassen auch tatsächlich in nur eine Primarklasse überführt werden, darf die Primarklasse auf keinen Fall doppelt gebildet werden. Wenn Sie also manuell die Klasse P1a von Käthi Achermann für die KIGA-Klasse von Frau Bürgler anlegen und dieselbe Klasse P1a erneut für die KIGA-Klasse von Frau Banz anlegen, werden in Scolaris zwei verschiedene Klassen P1a von Käthi Achermann geführt, was später einen grossen administrativen Aufwand nach sich ziehen könnte, um die Klassen nachträglich zusammenzuführen.

Um dies zu vermeiden, legen Sie für die erste KIGA-Klasse die neue Primarklasse manuell an. Wählen Sie diese für die zweite KIGA-Klasse aus dem Dropdown in der Spalte Planklasse aus. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass es sich bei der Primarklasse in beiden Fällen um dieselbe Klasse handelt. So können Sie auch vorgehen, wenn Sie zum Beispiel die 2. Kindergärtner aller Klassen provisorisch für die Feineinteilung in diesele erste Primarklasse einteilen möchten.

Neue Klassen, die noch nie in dieser Bezeichnung geführt worden sind, müssen zwingend im Formular Klassen angelegt werden. Sie können nicht über die Funktion der Klassenwechselvorbereitung gebildet werden, da sie noch aus keiner Klasse kommen (z. B. Kindergarten 1).


Einige Planklassen werden automatisch in der Tabelle eingetragen und deren Bezeichnung um 1 Jahr erhöht. Bei einigen Klassen erfolgt der Planklasseneintrag nicht automatisch. Dies hat mit der Referenztabelle des Feldes Bezeichnung (im Formular Klasse) zu tun. Ist hier eine eindeutige Zahl vorhanden, schlägt Scolaris automatisch eine Planklasse vor.


Ist für eine Klassenbezeichnung ein höherer Wert in der Referenztabelle vorhanden, wird dieser als neue Bezeichnung der Planklasse übernommen (z. B. P1a wird zu P2a, falls diese Bezeichnung in der Referenztabelle vorhanden ist). Findet Scolaris in der Referenztabelle keinen höheren Wert, wird die Spalte Planklasse nicht automatisch ergänzt (z. B. bei KIGA 2, von dem es keinen KIGA 3 gibt). In diesem Fall muss die Planklasse manuell eingetragen und die Referenztabelle bei Bedarf ergänzt werden.


Bei Mischklassen (z. B. P1 und P2 im gleichen Schulzimmer mit einer Lehrkraft) müssen Bezeichnung, Schulhaus und Lehrperson identisch sein, damit Scolaris dies als Mischklasse erkennt und in der Klassenliste beide Klassen gemeinsam aufführt. Die Unterscheidung der Klassen erfolgt durch die Untergruppe. So sind zum Beispiel die Bezeichnung P, das Schulhaus Dorf und die Lehrperson Karl Huber bei beiden Klassen gleich. Die eine Klasse heisst jedoch P1 und die andere P2.

Wenn Sie die Tabelle mit den aktuellen und den Planklassen vollständig bearbeitet und alle Planklassen vorbereitet haben, klicken Sie auf den Button . Die Planklassen werden nun eingetragen und können nun über den Navigator im Formular Klasse angezeigt werden.


Der Button kann nicht zum Speichern des Gemachten benutzt werden. Die ausgeführten Arbeiten im Register Klassenplanung werden beim Verlassen des Klassenwechsel-Tools automatisch gespeichert. Beim nächsten Wiedereinstieg in das Tool findet man automatisch den zuletzt vorhandenen Stand vor.


Spezielle, schülerbezogene Anpassungen wie zum Beispiel die Repetition einer Klasse, müssen direkt im entsprechenden Datensatz im Formular Schüler vorgenommen werden. Dies ist vor allem auch beim Übertritt in die 1. Oberstufe sowie beim Eintritt in den KIGA 1 der Fall.


Um die Klassenplanung zu prüfen, kann unter den Druckberichten die Klassenliste als Planklassenliste gedruckt werden. Wählen Sie dazu den Druckbericht Klassenliste an und setzen Sie den Typ auf Planklassen.


Beim Vorbereiten des Klassenwechsels haben Sie zwei verschiedene Tools, zum einen „Nur leere Planklassen schreiben“ und zum anderen „Alle Planklasseneinträge überschreiben“ Der Unterschied zwischen diesen zwei Tools besteht darin, dass beim ersten nur Einträge in Planklassen geschrieben werden, die bei der Vorbereitung noch leer sind. Also falls Sie vor der Vorbereitung schon Planklassen erstellt und eingetragen haben, werden diese nicht überschrieben. Bei der zweiten Funktion werden alle Planklasseneinträge im Formular Schüler überschrieben.


Sobald Sie die zusätzlich notwendigen Klassen manuell gebildet und die einzelnen Schüler alle in die richtigen Planklassen eingeteilt haben können Sie den Klassenwechsel durchführen. Die Funktion Schüleraustritte setzen wurde mit dem Schritt Klassenwechsel durchführen zusammengefasst und automatisiert.

Es ist weiterhin nicht nötig, zusätzliche „Entlassenen-Klassen“ zu bilden, da die Schüler im Schülerarchiv jederzeit nach Austrittsdatum gefiltert werden können. Ausserdem besteht im Schülerarchiv auch die Möglichkeit, verschiedene Druckberichte mit allen Angaben vom Schüler zu drucken oder fälschlicherweise ins Schülerarchiv verschobene Schüler mit dem Symbol zu reaktivieren.

Dank dieser Funktion können Sie mehrere Kinder (zB die einzuschulenden 1. Kindergärtner oder Lernende aus provisorischen Sammelbecken wie eine P1a) in die richtigen Klassen einteilen. Dies könnte zwar auch mittels Änderung der Planklasse in jedem einzelnen Datensatz des Formulars Schüler gemacht werden, über die Funktion ist dies jedoch bequemer und viel effizienter.

  • Öffnen Sie das Register Schule
  • Öffnen Sie die Funktionen
  • Öffnen Sie „Schüler umteilen“

In der Funktion können Sie als Basis entweder markierte Schüler anzeigen lassen, oder die Lernenden aus einer bestimmten Klasse (Normal- oder Planklassen). Die Lernenden werden dann alle im unteren Teil des Fensters alphabetisch aufgelistet.

Wählen Sie die Schüler/-innen aus welche Sie umteilen möchten und definieren Sie die Zielklasse. Hier haben Sie die Auswahl aus:

  • Planklassen
  • Normalklassen
  • Zusatzklassen
  • Sammelklassen

Mittels Klick auf den Button tragen Sie diese neue Zielklasse bei den ausgewählten Lernenden definitiv ein. Nun können Sie die nächsten Lernenden auswählen und auch diese wieder in eine Zielklasse einteilen.

Wenn der Klassenwechsel exakt und sorgfältig vorbereitet wird, können die Klassen kurz vor Beginn des neuen Schuljahres mühelos überführt werden.

  • Rufen Sie über das Register Schule - Funktionen - Klassenwechsel ausführen den Dialog zum Durchführen des Klassenwechsels auf.
  • Tragen Sie im Feld Austrittsdatum das Austrittsdatum der Schüler ein, welche gemäss dem Klassenwechseln austreten sollen.
  • Tragen Sie im Feld Eintrittsdatum das Datum des ersten Schultages im neuen Schuljahr ein.
  • Aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen.
  • Klicken Sie auf .

Die Planklassen werden nun zu aktuellen Klassen. Die bisher aktuellen Klassen sind im Formular Schüler im Register Klassenhistory aufgeführt. Das Kalenderjahr wird automatisch angepasst. Das Semester muss jedoch unter Einstellungen - Programmoptionen - Bereich Schule manuell angepasst werden.

Beim Durchführen des Klassenwechsels werden sämtliche ehemals aktuellen Klassen ins Formular Klassenarchiv im Modul Schule übertragen. Das Formular Klassenarchiv enthält alle ehemaligen Klassen und es besteht die Möglichkeit, Archivklassenlisten zu generieren und zu drucken.

Schüler in einen anderen Mandanten übergeben

Falls Schüler in einen anderen Mandanten übergeben werden sollen, können Sie dies mittels einer Sammelklasse übergeben. Beispiel: Verschiedene Schüler aus der Primarschule Bergstadt wechseln auf das kommende Schuljahr in die Oberstufe Bergstadt. Primarschule und Oberstufe werden im Rahmen der Schule Bergstadt als zwei verschiedene Mandanten geführt. Der Mandant Oberstufe hat also grundsätzlich keinen Zugriff auf die Daten des Mandanten Primarschule.

Über eine Sammelklasse können jedoch einzelne Schüler in einen zentralen Transferpool verschoben werden, auf den beide Mandanten Zugriff haben.

  • Legen Sie im Formular Klassen einen neuen Datensatz an.
  • Geben Sie der Klasse eine passende Bezeichnung (z. B. „Mut“ für Mutationsklasse).
  • Wählen Sie den Typ Planklasse.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sammelklasse.

Nun können die Schüler, die übergeben werden sollen, in die Planklasse eingeteilt werden. Nehmen Sie die Zuteilung entsprechend im Formular Schüler vor und wählen Sie im Feld Sammelklasse den entsprechenden Eintrag (z. B. Mut 0; 2010/2011).

Der Mandant, der die Schüler übernimmt, sieht diese in der erstellten Sammelklasse im Register Schüler. Im Feld Planklasse können die einzelnen Schüler in die jeweiligen Planklassen eingeteilt und beim Klassenwechsel übernommen werden. Wie zuvor beschrieben, können Sie hier selbstverständlich auch die Funktion Schüler umteilen nutzen.

  • Tools – Funktionen - Klassenwechsel vorbereiten
  • Register Klassenplanung
  • Klick auf → bestehende Klassen werden in Tabelle übertragen, Planklassen werden gebildet.
  • Bei Bedarf Bezeichnung und Untergruppe sowie weitere Angaben zur Klasse manuell anpassen.
  • Allfällige neue Klassen erfassen.
  • Bei Austrittsklassen das Kontrollkästchen in der Spalte Austritt aktivieren.
  • Per Klick auf die Planklassen eintragen.

Neue Klassen im Formular Klassen bilden

  • Klassen, die bisher noch nicht existiert haben (z.B. Kindergarten 1) müssen manuell im Formular Klassen als Planklasse erfasst werden.

Bei Bedarf manuelle Planklassenzuteilung im Formular Schüler vornehmen

  • Einzelne Schülerdatensätze, die über die Vorbereitungstabelle nicht generell bearbeitet werden konnten, müssen vor dem Klassenwechsel manuell bearbeitet und die Planklassenzuteilung entsprechend vorgenommen werden.
  • Tools – Funktionen - Klassenwechsel durchführen
  • Datum für Schuljahresabschluss (ist ebenfalls das Austrittsdatum der austretenden Schüler) sowie Eintrittsdatum (Beginn neues Schuljahr) eintragen.
  • Die Kontrollkästchen aktivieren.
  • Klassenwechsel per Klick auf durchführen.
  • Planklassen sind neu aktuelle Klassen.
  • Vorjahresklassen werden in der Klassenhistory aufgeführt.
  • Das Schuljahr wurde automatisch erhöht, das Semester muss jedoch durch den Administrator manuell über Einstellungen - Programmoptionen - Register Schule angepasst werden. Falls mehrere Mandanten geführt werden, muss diese Einstellung bei jedem Mandant separat vorgenommen werden.
  • Zuletzt geändert: vor 16 Monaten
  • von Philipp Hari