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In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie ein Serienmail versenden
  • die Rabattberechnung durchführen
  • wie Sie Fachbelegungen abrechnen
  • wie Sie Quartalsverrechnungen im Hinblick auf die nächste Abrechnung zurücksetzen
  • wie Sie angepasste Musiktarife in den Fachbelegungen aktualisieren
  • wie Sie die Musikpensen berechnen
  • wie Sie die Musikdaten in ein neues Schuljahr / Semester übernehmen
  • wie Sie die Alterskategorie zurücksetzen.
  • wie Sie die Unterrichtsplanung für ein neues Semester zurücksetzen
  • wie Sie den Abgleich zwischen den Schüler– und Musikschülerstammdaten vornehmen
  • Markieren Sie alle Musikschüler-Datensätze, welchen Sie ein Serienmail senden möchten.
  • Klicken Sie auf Formular - Serienmail und ergänzen Sie die Einstellungen für das Serienmail in den Programmoptionen.

Die Funktion Serienmail kann für folgende Formulare verwendet werden: Adressen, Personal, Schüler, Musikschüler

  • Um Serienmails zu senden, muss auf der Arbeitsstation eine gültige Microsoft Outlook-Version installiert sein.

Wichtig: Bevor Sie die Fachbelegungen abrechnen, muss zwingend die Rabattberechnung durchgeführt werden. Ansonsten werden allfällig zum Zuge kommende Rabatte bei der Abrechnung nicht berücksichtigt.

  • Markieren Sie die Fachbelegungen
  • Klicken Sie auf Register Musik - Funktionen - Abrechnung - Musikrabattberechnung
  • Bestätigen Sie die Meldung mit JA.

In den markierten Fachbelegungen des aktuellen Semesters werden nun die entsprechenden Rabatte automatisch eingetragen. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen im Register Abrechnung der einzelnen Fachbelegungen vor, bevor Sie die Abrechnung durchführen.

  • Markieren Sie alle Fachbelegungen, die bei der Verrechnung berücksichtigt werden sollen. Weitere Informationen zum Thema Filtern und Markieren entnehmen Sie bitte dem Kapitel Filtern & Markieren in Scolaris V
  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Musikabrechnung - Fakturaübertrag durchführen
  • Tragen Sie die Rechnungsperiode ein und wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter aus der Liste aus. Die Listeneinträge stammen aus dem Formular Personal im Modul Administration (Häkchen Sachbearbeiter aktiv und Kurzzeichen eingetragen).
  • Klicken Sie auf , um die Musikabrechnung auszulösen.

Sämtliche markierten und noch nicht verrechneten Fachbelegungen werden nun verrechnet. Dabei wird das Kontrollkästchen Abgerechnet aktiviert. Gleichzeitig werden im Modul Finanzen die entsprechenden Fakturadatensätze angelegt. Der weitere Ablauf der Rechnungsstellung ist im Handbuch zum Modul Finanzen beschrieben.

Diese Funktion betrifft ausschliesslich Musikschulen, die ihre Tarife quartalsweise abrechnen. Um nach erfolgter Verrechnung des ersten Quartals die Fachbelegungen für die zweite Quartalsverrechnung freizugeben, müssen die Quartalsverrechnungen zurückgesetzt werden.

  • Markieren Sie die Fachbelegungen, deren Verrechnung zurückgesetzt werden soll.
  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Quartalsverrechnung

In den markierten Fachbelegungen wird nun automatisch das Kontrollkästchen Abgerechnet im Register Abrechnung deaktiviert, so dass diese Datensätze wieder zur Abrechnung bereitstehen.

Mit der Funktion Musikschule aktualisieren haben Sie die Möglichkeit den Tarif, die Gruppengrösse und die Alterskategorie zu aktualisieren. Setzen Sie dazu beim gewünschten Kontrollfeld mittels Doppelklick ein Häkchen.

  • Wählen Sie das Kontrollfeld Tarif, um die Musiktarife nach Anpassungen auf die Fachbelegung zu übertragen.
  • Wählen Sie das Kontrollfeld Gruppengrösse, um die Gruppengrössen nach Anpassungen zu aktualisieren.
  • Wählen Sie das Kontrollfeld Alterskategorie und setzen Sie einen Stichtag, um die Alterskategorie nach Anpassungen zu aktualisieren.

Zwischen den Musiktarifen und den einzelnen Fachbelegungen besteht KEINE permanente Verknüpfung. Werden die Musiktarife verändert, erfolgt somit keine automatische Anpassung der entsprechenden Fachbelegungen.

  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Musikschule aktualisieren
  • Um die Musiktarife nach einer Anpassung auf die Fachbelegungen zu übertragen, wählen Sie das betroffene Schuljahr und wenn nötig markieren Sie die gewünschten Fachbelegungen innerhalb des Schuljahres und grenzen Sie die Auswahl im Formular mit „davon nur markierte“ ein. Das Thema Filtern und Markieren wird hier detailliert beschrieben.
  • Es ist möglich, gleichzeitig mit der Tarifaktualisierung die Aktualisierung der Alterskategorien vorzunehmen. Aktivieren Sie hierfür das entsprechende Kontrollfeld.
  • Bestätigen Sie die Meldung mit JA.

Die Tarife werden nun mit dem aktuellen Stand auf die markierten Fachbelegungen übertragen, sofern diese noch nicht verrechnet sind.

Um sicherzustellen, dass Scolaris die Musikpensen korrekt berechnen kann, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • Die Pensenanteile und Musiktarife müssen korrekt hinterlegt und gepflegt sein.
  • Die Gruppen müssen korrekt gebildet sein.
  • In den Programmoptionen müssen die Anzahl Unterrichtseinheiten eines 100%–Pensums eingetragen sein.

Im Zusammenhang mit den Musikpensen werden auch die Löhne berechnet. Dazu müssen allerdings die Informationen zu Lohnbasis und Lohnstufe korrekt gepflegt sein. Rufen Sie unter Einstellungen - Kataloge - Administration - Lohnbasis das Dialogfenster zur Eingabe der Lohnklassen auf:

Erfassen Sie die einzelnen Lohnklassen mit Unterstufen und den entsprechenden Basislöhnen.

Wenn die oben erwähnten Daten gepflegt sind, führen Sie im Modul Musik über das Register Funktionen– Pensen berechnen die Musikpensenberechnung durch.

Aktivieren Sie bei Bedarf die Kontrollkästchen zur Übernahme der Korrekturstunden. Klicken Sie anschliessend auf . Die Pensen werden neu berechnet und die Löhne bei den Musiklehrpersonen im Personalformular im Unterformular Pensen eingetragen.

Damit die Aktualisierung durchgeführt werden kann, sollte in der Referenztabelle Alterkategorie die entsprechenden Altersspannen eingesetzt werden. Per Doppelklick in das Feld Alterskategorie beim Musikschüler können diese Informationen hinterlegt werden.

  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Musikschule aktualisieren
  • Wählen Sie einen Stichtag
  • Klicken Sie auf

Nun ist das Feld Alterskategorie bei allen Musikschülern aktualisiert.

Beim Zurücksetzen der Unterrichtsplanung werden die Felder Wochentag, von/bis, Schulhaus und Zimmer im Register Stundeplan der Fachbelegung gelöscht und können im Zusammenhang mit der Planung der neuen Fachbelegungsperiode (z. B. neues Semester) frisch gepflegt werden.

  • Markieren Sie die gewünschten Fachbelegungen.
  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Planung zurücksetzen
  • Bestätigen Sie die Meldung mit JA.

Das Register Stundenplan im Formular Fachbelegung wird entsprechend zurückgesetzt.

Diese Funktion erlaubt es, markierte Musikschüler auch im Formular Schüler zu markieren.

  • Markieren Sie die gewünschten Musikschüler im Formular Musikschüler.
  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Musikschüler markieren.
  • Öffnen Sie das Formular Schüler.
  • Schalten Sie die Markierung ein.

Tragen Sie die Plansemester ein, um Ihre Musikschuldaten inklusive Fachbelegungen für ein neues Schuljahr / Semester (Plansemester) vorzubereiten.

  • Markieren Sie vorgängig alle Fachbelegungen des aktuellen Semesters.
  • Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Plansemester eintragen
  • Wählen Sie das neue Schuljahr und das neue Semester.
  • Per Aktivierung des Kontrollkästchen Stufen erhöhen wird das Niveau/die Stufe der Fachbelegungen anhand der Reihenfolge der Niveaudefinition im Katalog Fächer um eine Stufe erhöht.
  • Klicken Sie auf , um das Plansemester anzulegen.

Vor jedem Eintragen der Plansemester erstellt Scolaris automatisch eine Datensicherung im Hintergrund.

Möchten Sie ein vergangenes Semester nicht mehr angezeigt haben, kann dieses historisiert werden. Dies bedeutet jedoch, dass diese Informationen in Zukunft nicht mehr mutiert oder zur Bearbeitung verwendet werden können. Dieses Musikschulsemester wird beim Musikschülerdatensatz im Register Fächer - Archiv hinterlegt.

Vor dem Archivieren eines Semesters lohnt es sich, die gängigen und wichtigsten Druckberichte (bspw. Statistik, Schülerliste/Lehrperson etc.) dieses Semesters als PDF abzuspeichern und aufzubewahren. Diese stehen nach dem Archivieren nicht mehr zur Verfügung. 

Klicken Sie auf das Register Musik - Funktionen - Fachbelegungen archivieren Wählen Sie das zu archivierende Semester. Klicken Sie auf

Im Formular Fachbelegung können Mutationen für das Plansemester erfasst werden. Filtern Sie dazu im Navigator anhand des Schuljahres Belegungen aus einem Plansemester. Diese sind mit (P) gekennzeichnet.

Im Bereich Mutationen des Formulars Fachbelegung wählen Sie im Feld Mutationen die gewünschte Änderung aus. Wenn Sie den Eintrag Fachaustritt (fällt weg) wählen, wird diese Fachbelegung beim Semesterwechsel automatisch gelöscht. Das Feld Mutationstext bietet Platz für zusätzliche Ergänzungen. Dieses Feld ist ein Katalog und kann über Einstellungen - Katalog - Musikschule - Musikmutationen gepflegt werden.

Feld Bestätigung:

Der Status wird standardmässig als „pendent“ angezeigt. Sobald Sie über die Druckberichte den Bericht Mutationsbestätigung drucken, wechselt der Status zu „erfolgt“. Die Bemerkung in der Mutationsbestätigung kann übersteuert werden. Über Einstellungen - Katalog - Musikschule - Musikmutationen können individuelle Mutationstexte für die Mutationsbestätigung erfasst und hinterlegt werden. Der Titel und die Bemerkung in der Mutationsbestätigung werden entsprechend angepasst. |

Neu können Musikschüler aus einer externen Datenbank direkt mithilfe eines importierten Schüler-ZIP-Files erfasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Bitten Sie die Schulverwaltung, welche die gewünschten Schüler erfasst hat, Ihnen ein ZIP-File mit den exportierten Schülerdatensätzen zukommen zu lassen (nähere Beschreibung des Exports im Kapitel Datentransfer Schule)
  • Öffnen Sie den Musikschülertransfer: Musik – Schnittstellen – Musikschülertransfer.

  • Wählen Sie Musikschüler importieren und laden Sie das von der Schulverwaltung erhaltene File über den Button
  • Wenn gewünscht, können Sie die Klasseninformationen der bereits bestehenden Musikschüler mit den Schülerdaten des ZIP-Files abgleichen, falls die Schulverwaltung Ihnen sämtliche Schüler im ZIP-File mitgeliefert hat.
  • Erfassen Sie nun die benötigten Musikschüler über Formular - Neu

Wenn sich die Schülerdatensätze bereits auf Ihrer Datenbank befinden (Musikschule und Schulverwaltung führen Scolaris gemeinsam), können Sie die Klassenangaben wie folgt aktualisieren:

  • Öffnen Sie Musik – Schnittstellen – Musikschülertransfer - Musikschüler synchronisieren
  • Per Klick auf werden die Klassenangaben der Musikschüler aktualisiert.

Nach Semesterbeginn muss das aktuell gültige Semester manuell im Setup eingestellt werden (durch Administrator). Wechseln Sie unter Einstellungen - Programmoptionen - Bereich Schule das Schuljahr und Semester und tragen Sie, falls nicht schon vorher erledigt, die Semesterdaten ein:

Durch diese Funktion wird das Plansemester zum aktuellen Semester (A). Das bis anhin aktuelle Semester wird im selben Moment zum Historysemester (H).

  • Zuletzt geändert: vor 14 Monaten
  • von Luana Bernegger