Instrumente und Inventar verwalten

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie die Stammdaten eines Instrumentes anlegen
  • wie Sie die Instrumentenausleihe verwalten und überwachen können
  • wie Sie Informationen zu Reparaturen protokollieren können
  • wie Sie Musikschulinventar erfassen und Reparaturen protokollieren können

Öffnen Sie das Formular Instrument und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Bezeichnung Funktion
Typ / Bezeichnung Wählen Sie aus dem Feld Typ das gewünschte Instrument. Das Feld ist eine Referenz. Erfassen Sie im Feld Bezeichnung die genaue Instrumentenbezeichnung.
Fabrikationsnummer /Raum Tragen Sie bei Bedarf im Feld Fabrikationsnummer die entsprechende Nummer ein. Aus der Liste des Feldes Raum kann der Raum gewählt werden, in dem sich das Instrument befindet. Das Feld ist eine Referenz.
Register Detail Erfassen Sie die Detailangaben zum Instrument. Die Felder FiBu-Konto und Lagerort sind Referenzen.
Status Der Status zeigt automatisch an, ob sich ein Instrument an Lager, in Revision oder in Ausleihe befindet:
Lager = keine Ausleihe und keine Revision pendent
Revision = Revision pendent
Ausleihe = Ausleihe pendent

Im unteren Bereich des Register Übersicht kann ein Instrument an einen Musikschüler ausgeliehen und mit Abgabe– und Rückgabedatum verwaltet werden. Die Liste Musikschüler enthält sämtliche im Formular Musikschüler angelegten Personen.

Ist eine Ausleihe erfasst, erscheint das Instrument im Feld Leihinstrument im Formular Fachbelegung, Register Verrechnung zur Auswahl.

Erfassen Sie im Register Reparatur allfällige Reparaturen mit Abgabe– und Rückgabedatum, Kosten und der Beschreibung der Reparatur.

Öffnen Sie das Formular Musikinventar und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Bezeichnung Funktion
Nummer/Bezeichnung Erfassen Sie die Inventarnummer, die Bezeichnung und bei Bedarf die Fabrikationsnummer des Objektes.
Inventarart Wählen Sie eine Inventarart aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz.
Standort/Ort Hinterlegen Sie hier das Gebäude und den entsprechenden Ort.
Raum Wählen Sie den Raum aus der Liste aus, in dem das Objekt aufbewahrt wird.
Status/Anzahl Je nachdem, ob sich ein Objekt gerade in Reparatur befindet oder nicht, wird der Status als „Lager“ oder „Revision“ angezeigt. Erfassen Sie ausserdem die vorhandene Anzahl dieses Inventartyps.
Jahr/Kosten (Register Detail) Erfassen Sie das Anschaffungsjahr und die Anschaffungskosten.
Lieferant (Register Detail) Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus. Die Einträge der Liste stammen aus dem Formular ADRESSEN.
Zuständige Personen (Register Detail) Erfassen Sie bei Bedarf bis zu zwei Personen, die für die Wartung des Objektes zuständig sind.
Foto (Register Detail) Per Rechtsklick – Laden können Sie ein Foto des Objekts hinterlegen.

Im Register „Freie Felder“ haben Sie die Möglichkeit eigene Felder zu generieren. Gehen Sie dafür bei geöffnetem Musikinventarformular zu Einstlelungen - Feldnamen konfigurieren

Erfassen Sie im Register Reparatur allfällige Wartungsarbeiten am Objekt. Die Felder Art und Ersteller sind Referenzen und können beliebig ergänzt werden.

Wurde im Feld Abgadedatum, während das Feld Rückgabedatum noch leer ist, wird der Status „Revision“ angezeigt. Sobald das Rückgabedatum erfasst wird, wechselt der Status auf „Lager“.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger