Kurse verwalten

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Kurse eröffnen
  • Informationen zur Besoldung der Kursleitung erfassen
  • Kursanmeldungen verwalten
  • Kurse abrechnen

Öffnen Sie das Formular Kurse und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Kursangebote Wählen Sie das gewünschte Kursangebot aus.
2 Nummer/Schuljahr Erfassen Sie die Kursnummer und das betreffende Schuljahr.
4 Bez./Schulhaus Wählen Sie das Schulhaus aus der Liste aus, in dem der Kurs stattfindet.
5 Lokal Wählen Sie das gewünschte Kurslokal. Dieses Feld ist eine Referenz.
6 Anmeldestand Hier können Sie den aktuell angemeldeten Stand auswerten.
7 Teilnehmerzahl Die im Kursangebot erfassten Minimal- und Maximalteilnehmerzahlen werden hier automatisch angezeigt.
8 Status Nach Erstellen der Kursbestätigung muss der Status manuell auf Durchführung geändert werden. Nach Erstellen einer Absage wird der Status automatisch auf Absage geändert. Nach der Durchführung eines Kurses kann der Status manuell auf Abschluss gesetzt werden.
9 Anzeige Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Kurs im Kursprogramm aufgeführt werden soll. Handelt es sich um einen internen Kurs, der nicht öffentlich ausgeschrieben wird, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

Anmeldungen verwalten

Eintreffende Anmeldungen zum Kurs können im Register Übersicht erfasst werden. Klicken Sie dazu auf den Pfeil und wählen Sie den gewünschten Datensatz aus.

Die Liste enthält sämtliche Verbindungen der Formulare Adressen, Personal, Schüler und Musikschüler. Die Datensätze des Personals benötigen im Register Eigenschaften die Programmzuordnung Kursverwaltung. Das Formular, aus dem der Eintrag stammt, ist in der letzten Spalte aufgeführt. Wählen Sie die Teilnehmenden über Doppelklick aus, das Fenster wird anschliessend automatisch geschlossen.

Informationen zu den Spalten im Bereich Teilnehmer:

Bezeichnung Funktion
Typ In der Spalte Typ wird angezeigt, aus welchem Formular die Personen stammen.
Name Hier sehen Sie die Angaben zum verknüpften Teilnehmer.
Klasse Hier wird die Klasse der ausgewählten Schüler ersichtlich.
Anm. Die Spalte Anmeldung zeigt, wann Sie die Person im Register Teilnehmer hinzugefügt haben. Dieses Feld kann überschrieben werden.
Status Hier sehen Sie den Anmeldestatus der Teilnehmer. Diesen können Sie mit einem Klick ins Feld der ausgewählten Person entweder in Warteliste, Anmeldung, Bestätigung, Absage oder Abgemeldet ändern.
Kosten In dieser Spalte werden die Kurskosten Pro Teilnehmer angezeigt. Die Kurskosten werden im Register Verrechnung eingetragen. Wenn noch keine Verrechnung statt gefunden hat, erscheint beim Eintragen der Kurskosten ein Dialogfenster, mit der Frage, ob die Kurskosten bei allen Teilnehmenden eingetragen werden sollen. Sobald Sie zustimmen, werden bei allen Teilnehmenden in dieser Spalte Kosten die Kurskosten aktualisiert.
Rabatt Dieses Feld ist eine Referenztabelle. Sie können entweder manuell pro Person einen allfälligen Rabatt eintragen oder mit Doppelklick Standardrabatte in das Referenzfeld hinzufügen.
Materialgeld Dieses Feld nimmt Bezug auf das Feld Materialgeld im Register Verrechnung. Allfälliges Material kann verrechnet und eingetragen werden. Wie auch bei den Kurskosten wird der Betrag aktualisiert, sobald dieser in der Verrechnung hinzugefügt wird.
Verrech. Sobald die Kurskosten verrechnet werden, erscheinen in diesem Feld automatisch Häckchen. Falls Änderungen vorgenommen werden müssen, können die Kontrollkästchen manuell ein- oder ausgeschaltet werden.
Bemerkungen Hier können Sie eine Bemerkung erfassen.
Rechnungsnotiz Notizen in diesem Feld erscheinen auf der Rechnung.
Rechnung an Dieses Feld zeigt die Rechnungsadresse an.

Die Teilnehmer erscheinen nun in der Tabelle. In der Spalte Bemerkung können teilnehmerspezifische Ergänzungen erfasst werden.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Termine Erfassen Sie die Termine für den Anmeldeschluss, den Kurs¬start und das Kursende. Legen Sie fest, ob der Kurs regelmässig oder unregelmässig stattfindet
2 Anzahl Kurseinheiten Tragen Sie die Anzahl der geplanten Unterrichtseinheiten ein.
3 Ansatz/Lektionen Erfassen Sie den Kostenansatz pro Lektion und die geplante Zahl Lektionen für den Kurs.
4 Unterrichtszeiten Erfassen Sie die Unterrichtszeiten. Die Dauer wird automatisch berechnet.
5 Kursform/Lernform Wählen Sie die passende Kurs- und Lernform aus der Liste aus. Diese Felder sind Referenzen.
6 Prüfungsangaben Ist für den Kursabschluss eine Prüfung vorgesehen, können hier der Termin und das Prüfungslokal erfasst werden.
7 Grund Das Feld bietet Platz für weitere Erläuterungen (z. B. genaue Kurstage etc.).
8 Absagegrund Erfassen Sie im Falle einer Absage hier eine kurze Begründung. Diese erscheint auf dem Druckbericht Absage.

Fügen Sie im Register Anmeldung per Klick auf die Adressverbindung der zuständigen Anmeldestelle aus dem Adress- oder Personalformular (um Personaldatensätze als Anmeldestelle zu verwenden, müssen diese bei der Programmzuordnung das Kästchen Kursverwaltung aktiviert haben) hinzu.

Wechseln Sie zum Register Kursleitung.

Erfassen Sie im Feld Spesenvereinbarung die vereinbarten Regelungen für Spesen zuhanden der Kursleitung. Im unteren Bereich des Registers können die verschiedenen Personen ausgewählt werden, die an der Durchführung des Kurses beteiligt sind. Die Auswahl stellt sich aus den Adress- und Personaldatensätzen zusammen. Für jede Person können die Besoldungsdetails erfasst und berechnet werden.

  • Die einzelnen Kursleiterbezeichnungen (Kursleitung, Fachexperte etc.) können vom Administrator in den Programmeinstellungen zum Modul Kursverwaltung festgelegt werden.

Mit der Funktion Kurs kopieren können Sie einen bereits erstellten Kurs samt den Teilnehmern kopieren.

Sobald auf den Button Kurs kopieren geklickt wird, erscheint eine Meldung, ob alle Teilnehmer mitkopiert werden. Somit kann der ganze Kurs samt Teilnehmer kopiert und danach verändert werden.

Mit der Funktion Kursstatus ändern, wird der Status aller Kurse, bei denen das Enddatum vor dem heutigen Datum liegt, auf abgeschlossen gesetzt.

Der Druckbericht Kursbestätigung kann direkt aus Scolaris als PDF exportiert und gespeichert werden. Es wird für jeden Schüler ein separates PDF erstellt.

  • Gehen Sie zu den Programmoptionen und hinterlegen Sie den Speicherpfad.
  • Öffnen Sie das Formular Kurse, markieren Sie die Datensätze und öffnen Sie die Druckberichte.
  • Wählen Sie den Druckbericht Kursbestätigung an und klicken Sie auf das Kontrollkästchen Export als PDF. Durch Klick oben links auf den Drucker wird das PDF nun erstellt.

  • In der Dokumentenverwaltung können Dokumente, wie zum Beispiel eine Kursbestätigung, die für die Kursangebote gebraucht werden, hinterlegt und mit der Eventverwaltung gekoppelt werden.

Um die Abrechnung des Kurses vorzubereiten, wechseln Sie ins Register Verrechnung.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Kosten Erfassen Sie in diesem Feld die Kurskosten, die die Teilnehmenden zu begleichen haben. Diese Kosten werden im Register Übersicht-Teilnehmer automatisch in die Spalte Kosten übernommen.
2 Kostenart Erfassen Sie die Kostenart für den Kurs.
3 Materialgeld Erfassen Sie bei Bedarf die Materialkosten.
4 Bemerkungen Erfassen Sie bei Bedarf weitere Bemerkungen zur Rechnung, die auf dem Druckbericht erscheinen sollen.
5 Ratenzahlung Soll die Rechnung in Raten beglichen werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Tragen Sie nebenan die gewünschte Anzahl Raten ein.
6 Periodizität Erfassen Sie die Periodizität der Rechnungserstellung bei Raten.
7 Konto Erfassen Sie die Periodizität der Rechnungserstellung bei Raten.
8 Material-Kosten Hier kann das Konto für die Materialkosten angegeben werden.

Ratenzahlung

Definieren Sie im Register Verrechnung die Anzahl Raten. Wechseln Sie anschliessend ins Register Übersicht-Teilnehmer. Hier können Sie bei den Teilnehmenden welche in Raten bezahlen das Häkchen aktivieren.

Kursabrechnung auslösen

Über Kurse-Funktionen-Kursabrechnung gelangen Sie zum Abrechnungsdialog. Wählen Sie hier für den Übertrag in die Finanzverwaltung Fakturaübertrag durchführen. Die Erfassung eines Sachbearbeiters ist zwingend. Die Listeneinträge stammen aus dem Formular Personal im Modul Administration (Häkchen Sachbearbeiter muss aktiv und ein Kurzzeichen eingetragen sein).

Nehmen Sie allfällige Änderungen vor und führen Sie den Übertrag durch.

Die Abrechnung wird für folgende Kurse durchgeführt:

  • Bei denen das eingetragene Abrechnungsdatum unbestimmt oder überschritten ist
  • Bei denen der Status auf DURCHFÜHRUNG gesetzt ist
  • Welche noch nicht abgerechnet wurden

  • Bei Auslösen der Abrechnung werden im Finanzmodul automatisch die entsprechenden Rechnungsdatensätze angelegt. Im Register Verrechnung wird das Kontrollkästchen verrechnet automatisch aktiviert.

Über Kurse-Funktionen-Kursanzeige aktualisieren können Sie bei allen Kursen das Kontrollkästchen Anzeige aktivieren. So erscheinen alle Kurse im Kursprogramm.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger