Das Menüband Formular

Sobald in einem Modul ein Formular ausgewählt wurde, öffnet sich neben dem Navigator auch ein zusätzlicher Menüpunkt namens Formular. Scolaris V springt direkt in dieses Menüband nach dem Öffnen eines Formulars.

Dieses Menüband bietet Ihnen modulunabhängige, grundsätzliche und zentrale Möglichkeiten in Scolaris V, egal in welchem Modul und Formular Sie gerade arbeiten. Nachfolgend werden die einzelnen Möglichkeiten erläutert.

Titel Funktion
Formular schliessen Schliesst das momentan aktive Formular
Drucken Öffnet die Druckberichte des momentan aktiven Formulars
Mandant zuweisen Hier können Sie überprüfen welchem / welchen Mandanten der momentan geöffnete Datensatz angehört. Sofern Sie die benötigten Rechte dazu haben, können Sie hier die Mandantenzugehörigkeit eines Datensatzes bearbeiten
Dokumente Hier sehen Sie, welche Dokumente zu dem momentan geöffneten Datensatz gehören
Dokument zuweisen Dem momentan geöffnetem Datensatz ein weiteres Dokument zuweisen
Serienmail Damit öffnen Sie die Serienmailfunktion
Beziehungen Öffnet das Beziehungsdiagramm des Datensatzes. Dieser zeigt Ihnen an, welche weiteren Datensätze mit dem momentan geöffneten verknüpft sind.
Excel-Export Exportiert die markierten Datensätze in ein Excel Sheet
Word-Export Öffnet Microsoft Word mit Seriendruckfeldern aus Scolaris
Neu Legt einen neuen Datensatz dieser Art an. Dieser Button wird auch betätigt um in Unterformularen (Absenz, Journal, Therapie, etc.) einen neuen Eintrag zu verfassen.
Datensatz bearbeiten Wechselt vom Lese- in den Schreibmodus
Löschen Löscht den momentan aktiven Datensatz oder den Eintrag in einem Unterformular
Datenblattansicht Wechselt von der Formular- in die Datenblattansicht
Suchen Öffnet den Navigator des aktiven Formulars
Schnellfilter Öffnet den Schnellfilter
Datensatznavigation Mit « navigieren Sie zum ersten im Navigator angezeigten Datensatz, mit < zum vorherigen, mit > zum nächsten und mit » zum letzten
Filteroptionen - andocken Holt den Navigator an seine Standardposition zurück und fixiert ihn dort
Filteroptionen - frei positionieren Ermöglicht den Navigator wieder frei zu verschieben
Filteroptionen - Einstellungen Hier können Sie definieren, welche Spalten Sie im Navigator ein- bzw. ausblenden möchten
Filteroptionen - automatisch minimieren Ist dies aktiviert, minimiert sich der Navigator bei jedem Wechsel des Datensatzes
Filteroptionen - immer maximiert Ist dies aktiviert, bleibt der Navigator auch beim Datensatzwechsel geöffnet
Bista-Felder markieren Schaltet rechts von jedem Bista-Relevanten Feld ein kleines rotes Ausrufezeichen ein

Erläuterungen zu den wichtigsten Funktionen

Scolaris bietet Ihnen eine Vielzahl an vordefinierten Druckberichten zur Auswahl aus. Je nachdem, aus welchem Formular Sie die Druckberichte aufrufen, stehen Ihnen verschiedene Reports zur Verfügung. Grundsätzlich haben Sie bei jedem Druckbericht immer folgende Möglichkeiten:

aktueller Datensatz bildet den Druckbericht nur vom momentan im Hintergrund geöffneten Datensatz ab
markierte Daten bildet den Druckbericht für alle im Moment markierten Datensätze. Sie sehen in der Klammer jeweils die Anzahl der momentan markierten Datensätze. Haben Sie keine Markierung gesetzt, ist diese Option ausgegraut
Eigener Filter bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt hier in diesem Dialog einen oder mehrere Filter zu setzen. So definieren Sie direkt hier, von welchen Datensätzen Sie genau den Druckbericht aufrufen möchten

Weitere Möglichkeiten im Druckbericht-Fenster sind:

  • Standard öffnen: Dies erscheint nur, wenn für den ausgewählten Druckbericht für Sie eine spezielle Anpassung von uns programmiert wurde. Scolaris öffnet in diesem Fall immer die für Sie angepasste Version des Druckberichtes, ausser Sie setzen hier ein Häkchen. In diesem Fall öffnet Scolaris die ursprüngliche Standardversion dieses Druckberichts.
  • Weitere Optionen: Bei verschiedenen Druckberichten haben Sie mehrere, weitere Optionen (z.B. ob Hoch oder Quer, ob gewisse Dinge ein- oder ausgeblendet werden sollen)
  • Untertitel: Hier haben Sie die Möglichkeit einen eigenen Untertitel zu verfassen. Dieser wird direkt unter dem Haupttitel des Druckberichtes abgebildet

Rufen Sie einen Druckbericht auf, öffnet sich automatisch das bei Ihnen als Standard definierte Adobe Reader Programm. Hier wird Ihnen eine Vorschau des Druckberichtes angezeigt und von hier aus können Sie diesen nun definitiv drucken, als E-Mail versenden oder als PDF speichern.

Wird im Kapitel Dokumentenverwaltung erläutert

Information für User welche über unser Hosting auf Scolaris zugreifen:

Öffnen Sie, bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, zuerst die MS Outlook Version auf Ihrer Hosting Umgebung. Diese muss im Hintergrund geöffnet sein, damit die Serienmailfunktion über das Hosting funktioniert.


Sie können in Scolaris an markierte Datensätze ein Serienmail versenden. Dies funktioniert aus den Formularen Schüler, Adressen, Personal und Musikschüler. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die gewünschten Datensätze
  2. Klicken Sie im Menüband Formular auf den Serienmail Button

Starten Sie die Serienmail Funktion aus markierten Schüler Datensätzen, erscheint die folgende Abfrage:

Definieren Sie hier:

Feld Info Funktion
Sendeart E-Mail oder SMS
Empfängergruppe Schüler Serienmail an die E-mail Adresse des Schülerdatensatzes senden
Vertreter Serienmail an die E-mail Adresse(n) des verknüpften Adressdatensatzes senden
Schüler und Vertreter Serienmail an die E-mail Adressen des Schülerdatensatzes + der verknüpften Haushaltsadresse senden
inkl. Korrespondenzadresse Serienmail auch an die E-mail Adresse der verknüpften Zusatzadressen verknüpfen
Hauptempfänger Erfassen Sie hier IHRE allgemeine E-mail Adresse (zb. schulverwaltung@schule.ch)

Sobald Sie in diesem Dialog Ihre gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, öffnet sich das Outlook mit der vorbereiteten E-mail Nachricht. Die entsprechenden E-mail Adressen sind dann Datenschutzkonform im BCC-Feld der E-mail-Nachricht aufgeführt (dieses müssen Sie allenfalls noch über die Programmoptionen von MS Outlook einblenden lassen).

Die E-mail Adresse, welche Sie als Hauptempfänger Adresse definiert haben ist im An-Feld aufgeführt. Dies erlaubt, dass wenn Antworten auf Ihr Serienmail an diese E-mail Adresse gelangen.

Verfassen Sie nun Ihren E-mail Text. Beachten Sie, dass dieser allgemein gehalten werden sollte, damit der Text für alle Empfänger passend formuliert ist.

Bitte beachten Sie, dass beim Versand von Serienmail auch interne Einstellungen des Mail-Servers zum Tragen kommen. So kann es sein, dass E-Mail Nachrichten ab einer gewissen Anzahl Empfänger gar nicht verschickt werden können.

Per Klick auf Beziehungen öffnet sich das Beziehungsdiagramm des entsprechenden Datensatzes. Anbei das Beispiel eines Schülers (Werner Aemisegger)

In der Mitte des Beziehungsdiagramms finden Sie den Datensatz aus welchem Sie das Diagramm geöffnet haben mit seinen wichtigsten Kopfdaten. Auf der linken Seite sehen Sie, welche weiteren Schülerinnen und Schüler auch mit diesem Datensatz verbunden sind (hier Geschwister).

Auf der rechten Seite, sehen Sie die verknüpften Adressdatensätze. Hier würden auch allfällige Zusatzadressen oder Rechnungsadressen abgebildet werden, welche mit dem Datensatz verknüpft sind.

Ein Doppelklick auf einen der verknüpften Datensätze holt diesen in die Mitte des Diagramms. Führen Sie dann auf diesen erneut einen Doppelklick aus, so öffnet dies den entsprechenden Datensatz im Hintergrund.

Sie haben die Möglichkeit, markierte Datensätze aus den Hauptformularen in ein Excel zu exportieren. Es wird eine Excel Datei gebildet in welcher die einzelnen Felder des Hauptformulars als Spalten und die einzelnen Datensätze als Zeilen abgebildet werden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. markieren Sie die gewünschten Datensätze, welche Sie exportieren möchten
  2. Klicken Sie auf Excel-Export im Menüband Formular
  3. definieren Sie im darauffolgenden Dialog die gewünschten Optionen und bestätigen Sie diese

Diese Funktion hilft Ihnen, einen schnellen Serienbrief für markierte Datensätze zu erstellen und zu versenden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. markieren Sie die gewünschten Datensätze, an welche der Serienbrief verschickt werden soll
  2. falls der Brief auch an korrespondenzberechtigte Zusatzadressen geschickt werden soll, wählen Sie diese Option bei Gegenfrage aus

Danach öffnet Ihnen Scolaris automatisch das Word mit einem leeren Dokument. Dort haben Sie nun die Möglichkeit unter dem Word-Menüband Sendungen Formularfelder aus Scolaris unter Seriendruckfeld einfügen Ihrem Text hinzuzufügen. Wenn Sie bereits einen Brief zur Verfügung haben, können Sie diesen auch im Hintergrund bereits geöffnet haben. Scolaris springt in diesem Fall direkt in das bereits geöffnete Word Dokument (anstatt dass ein leeres Dokument geöffnet wird). Dort haben Sie dann ebenfalls die Scolaris Felder als Seriendruckfeld zur Verfügung.

Die Seriendruckfelder stammen aus den verschiedenen Hauptformularen und sind dabei wie folgt gegliedert:

  • S_ Felder aus dem Schülerformular
  • K_ Felder aus dem Klassenformular
  • L_ Felder aus dem verknüpften Lehrerdatensatz (Klassenlehrperson 1)
  • L2_ Felder aus dem verknüpften Lehrerdatensatz (Klassenlehrperson 2)
  • A_ Felder aus dem/n verknüpften Adressdatensatz/-sätzen)

Sollten Sie weitere Informationen zum Erstellen von Serienbriefen in Microsoft Word benötigen, so finden Sie gute Einträge diesbezüglich in der MS Word Hilferubrik.

Mit diesem Button legen Sie einerseits neue Datensätze an (wird im jeweiligen Kapitel des entsprechenden Formulars genauer erläutert). Andererseits benutzen Sie diesen Button auch, wenn Sie in Unterformularen neue Einträge erfassen möchten (z.B. im Unterformular Journal, Therapie, Massnahme, etc.)

Grundsätzlich wird jeder Datensatz in einem Formular erstmalig im Lesemodus geöffnet. Um irgendwelche Felder in diesem Datensatz bearbeiten zu können, müssen Sie zuerst in den Schreibmodus wechseln. Dies können Sie einerseits mit diesem Button tun, alternativ können Sie auch das Tastenkürzel CTRL+E verwenden. Dies wird zusätzlich im Kapitel Editiermodus genauer beschrieben.

In Scolaris V verwenden Sie diesen Button um einen Datensatz zu löschen. Der Button wird sowohl für Datensätze in Hauptformularen, als auch für Einträge in Unterformularen verwendet. Achten Sie dabei unbedingt darauf, welches Fenster (also welches Formular oder Unterformular) gerade aktiv ist. Der Löschbutton bezieht sich immer auf das momentan aktive Fenster!


Überlegen Sie sich gut, ob Sie einen Datensatz oder einen Eintrag wirklich löschen möchten. Dieser ist danach nicht mehr aufrufbar. Im Allgemeinen werden Datensätze eigentlich nur in Ausnahmefällen gelöscht. Schüler z.B. lässt man austreten (diese sind dann im Schülerarchiv), Personal wird ebenfalls über das Feld Austrittsdatum auf inaktiv gesetzt.


Auch in Scolaris V haben Sie die Möglichkeit Ihre gefilterten Datensätze anstatt in der Formularansicht in der Datenblattansicht anzuzeigen. Dort werden Sie tabellarisch dargestellt und Sie können definieren, welche Felder Sie abbilden lassen möchten (als Spalten) und welche nicht. Diese Ansichten können zudem abgespeichert werden, falls Sie eine Ansicht später wieder verwenden möchten.

  1. Filtern Sie zuerst die Datensätze, welche Sie in der Datenblattansicht tabellarisch darstellen möchten (s. auch Filtern & Markieren in ScolarisV )
  2. Klicken Sie dann im Menüband Formular auf Datenblattansicht
  3. im Hintergrund öffnet sich die Datenblattansicht in einem neuen, zusätzlichen Register
  4. es öffnet sich der Datenblattansicht-Dialog

Zu Beginn haben Sie lediglich die Standardansicht mit allen Spalten zur Verfügung. Sie können jedoch wie folgt eigene Datenblattansichten kreieren:

  1. Klicken Sie auf Neues leeres Datenblatt erstellen
  2. Scolaris legt nun ein Datenblatt an mit dem Titel neues Datenblatt ohne Spalten
  3. Klicken Sie dann auf markiertes Datenblatt bearbeiten
  4. Sie springen nun automatisch in das Register Eigene Datenblätter in welchem Ihnen das soeben erstellte Datenblatt angezeigt wird. Wählen Sie eine passende Bezeichnung und Beschreibung. Falls Scolaris in Zukunft automatisch diese Ansicht öffnen soll, können Sie ein Häkchen bei Standard setzen. Beachten Sie, dass Sie jeweils nur eine Ansicht als Standard definieren können! Wählen Sie hier nun die Felder aus, welche Sie als Spalten hinzufügen möchten (per Klick auf )
  5. Per klick auf können Sie Spalten, welche Sie nicht mehr angezeigt haben möchten, wieder entfernen.
  6. wenn Sie nun das Bearbeitungsfenster schliessen oder im Register Alle Datenblätter auf Ihr neu erstelltes Datenblatt doppelklicken oder Markiertes Datenblatt anzeigen wählen, können Sie diese Ansicht öffnen.
  1. Unter Alle Datenblätter wählen Sie die Datenblattansicht aus, welche Sie bearbeiten möchten
  2. Klicken Sie auf Markiertes Datenblatt bearbeiten um diese zu ändern

Sie können auch eine bestehende Datenblattansicht für eine weitere, neue Datenblattansicht als Grundlage nehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Datenblattansicht aus, welche Sie als Grundlage nehmen möchten (unter alle Datenblätter)
  2. Klicken Sie dann auf Markiertes Datenblatt duplizieren
  3. Klicken Sie dann auf Markiertes Datenblatt bearbeiten um die neu erstellte Kopie zu bearbeiten
  1. Wählen Sie die Datenblattansicht, welche gelöscht werde soll, links aus
  2. Klicken Sie auf Markiertes Datenblatt löschen

Sollte der Navigator einmal geschlossen sein, können Sie in über diesen Button wieder öffnen. Detaillierte Informationen im Umgang mit dem Navigator finden Sie im Kapitel Der Navigator

Die Funktionen werden im Kapitel Filtern & Markieren in Scolaris V genauer beschrieben.

Mit der Datensatznavigation, können Sie durch die im Navigator gefilterten Datensätze springen.

zum nächsten Datensatz (alternativ Taste Page Down)

zum letzten Datensatz springen

zum vorherigen Datensatz springen (alternativ Taste Page Up)

zum ersten Datensatz springen

  • Andocken: Mit diesem Button holen Sie den Navigator an seine Standardposition zurück. Er ist dann dort fixiert und kann erst wieder frei verschoben werden, wenn der Button Frei positionieren betätigt wird.

  • Frei positionieren: Wird dieser Button betätigt, kann der Navigator frei verschoben werden. Sie können den Navigator sogar auf einen zweiten Bildschirm ziehen.

  • Einstellungen: Hier können Sie definieren, welche Felder des Formulars als Spalten im Navigator abgebildet werden und welche nicht. Bitte beachten Sie, dass alle eingeblendeten Spalten auch Einfluss darauf haben, wieviele Suchergebnisse der Navigator anzeigt. Grund dafür ist, dass der oben eingegebene Suchbegriff in allen eingeblendeten Spalten gesucht wird.

  • automatisch minimieren: ist diese Option aktiviert, so minimiert sich der Navigator jedes Mal, wenn Sie den Datensatz wechseln. Dies kann bei kleinen Bildschirmen, z.B. im Home Office mit Laptop, nützlich sein.

  • immer maximiert: ist diese Option aktiviert, bleibt der Navigator offen wenn der Datensatz gewechselt wird.

In Scolaris V kann jeder User selber entscheiden, ob er die BISTA-relevanten Felder des Kantons speziell markiert haben möchte oder nicht. Über den Button Bista-Felder markieren wird rechts von diesen Feldern ein kleines rotes Ausrufezeichen eingeblendet.

  • Zuletzt geändert: vor 9 Monaten
  • von Philipp Hari