Zahlungseingänge erfassen und verwalten

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Zahlungseingänge manuell verbuchen oder automatisiert durch das Einlesen von VESR-Dateien erfassen können
  • wie Sie Rechnungskorrekturen und Stornos verbuchen

Von Ihrer Bank erhalten Sie regelmässig die VESR-Dateien. Diese enthalten die Informationen über eingegangene Zahlungen zu Ihren Gunsten (Gutschriften). Es ist wichtig, dass Sie diese VESR-Dateien an einem geeigneten Speicherort (z.B. separates Datenverzeichnis auf Ihrem zentralen Laufwerk) ablegen, um sie jederzeit griffbereit zu haben.

  • Klicken Sie auf Finanzen – Schnittstellen - Gutschriften einlesen.
  • Wählen Sie das entsprechende Datenverzeichnis und die zu importierenden VESR-Dateien aus.
  • Klicken Sie auf Öffnen.
  • Die VESR-Dateien werden nun eingelesen und die entsprechenden Gutschriften automatisch in den jeweiligen Fakturadatensätzen verbucht. Es wird automatisch ein Kontrollreport geöffnet. Drucken Sie diesen aus, um bei Bedarf spätere Kontrollen über die Zahlungseingänge durchführen zu können.

Sie können eingehende Zahlungen auch manuell verbuchen. Rufen Sie dazu den entsprechenden Fakturadatensatz auf und wechseln Sie zum Register ÜBERSICHT.

Erfassen Sie im Bereich Zusammenfassung die Zahlung mit Datum. Weisen Sie bei Teilzahlungen die Rate mit Betrag und Datum zu. Diese wird nun im Bereich Teilrechnungen als bezahlt angezeigt.

  • Sobald eine Teilzahlung erfasst, die Rechnung jedoch noch nicht vollständig beglichen ist, wird der Status teilbeglichen angezeigt.

Wenn Sie eine Zahlung mit diesem äusserst geringen Fehlbetrag akzeptieren und den Zahlungseingang als vollständig verbuchen möchten, gehen Sie folgendermassen vor:

Doppelklicken Sie in das Kontrollkästchen manuell ausgleichen. Das aktuelle Datum wird eingetragen. Bei Bedarf können Sie dieses manuell überschreiben. Erfassen Sie allenfalls eine kurze Begründung für den Ausgleich und speichern Sie anschliessend den Datensatz. Der Status wird nun als beglichen angezeigt.

  • Das Erfassen einer Begründung empfiehlt sich vor allem beim Ausgleich von grösseren Differenzen. Das Verhalten von Scolaris bleibt in beiden Fällen das selbe.

Muss eine fälschlicherweise verrechnete Faktura storniert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Storno vorbereiten im Bereich Status. Das aktuelle Datum wird automatisch ergänzt, kann aber bei Bedarf manuell überschrieben werden. Wählen Sie anschliessend einen Stornogrund aus oder erfassen Sie manuell einen neuen Grund.

Über Finanzen – Funktionen - Stornolauf werden die vorbereiteten Storno verarbeitet.

Der Status wird in den entsprechenden Fakturadatensätzen als abgeschlossen mit Vermerk storniert angezeigt.

  • Zuletzt geändert: vor 12 Monaten
  • von Luana Bernegger