Rechnungen anlegen und abschliessen

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie eine neue Faktura anlegen
  • wie Sie die einzelnen Rechnungspositionen erfassen
  • wie Sie allfällige Rabatte und den Skonto erfassen
  • wie Sie zusätzliche Rechnungstexte pflegen können
  • wie Sie für die Faktura eine Ratenzahlung einrichten können
  • wie Sie den Rechnungslauf durchführen

Öffnen Sie das Formular Faktura und legen Sie einen neuen Datensatz an.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Debitor zuweisen Klicken Sie auf {{:finanzen:pasted:20200317-102928.png und wählen Sie den entsprechenden Debitor aus der Liste aus.
Sobald Sie einen Debitor zugewiesen haben, gelangen Sie per Direktlink Debitor direkt zum entsprechenden Debitorendatensatz.
2 Rechnungstyp Wählen Sie den Rechnungstyp aus der Liste aus. Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert und wird erst nach Nummerierung der Faktura definitiv geschrieben. Davor ist die Nummer provisorisch, was mit (P) angezeigt wird.
3 Titel Erfassen Sie den Titel für die Faktura. Dieses Feld ist eine Referenz.
4 Periode Wählen Sie die zutreffende Rechnungsperiode aus der Liste aus oder definieren Sie diese manuell.
5 Anschrift Die Anschrift wird bei der Zuweisung des Debitors automatisch ergänzt.
6 FiBu-Konto Wählen Sie das entsprechende FiBu-Konto aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Rechnungspositionen Erfassen Sie die einzelnen Rechnungspositionen mit Beschreibung, Einheit, Menge und Preis.
Bei Bedarf können Sie einzelnen Positionen ein anderes als das im Formularkopf festgelegte FiBu-Konto zuweisen.
Wenn Sie im Feld Titel den Eintrag T auswählen, erscheint die ganze Zeile auf der Rechnung in fetter Schrift. Diese Funktion eignet sich zum Beispiel zum Erfassen von Hauptpositionen mit anschliessend aufgeführten Unterpositionen.
2 Rabatt Geben Sie bei Bedarf einen Rabatt in % auf den Totalbetrag der Rechnung ein.
3 Nettobetrag Im Feld Nettobetrag wird der Rechnungsbetrag unter Berücksichtigung eines allfälligen Rabattes angezeigt.
4 Rechnungstexte In diesen Feldern erscheinen die in den Fakturavorgaben erfassten Rechnungstexte. Diese können bei Bedarf manuell überschrieben werden.

Das weitere Vorgehen entspricht dem beschriebenen Prozess der Fakturaverarbeitung nach erfolgtem Rechnungslauf.

Verschiedene Module in Scolaris enthalten eine Funktion zum Starten eines Rechnungslaufs. Auf diese Weise können zuvor ausgewählte Leistungen gebündelt abgerechnet und zur weiteren Verarbeitung im Modul Finanzen bereitgestellt werden. Das Vorgehen des Rechnungslaufs entnehmen Sie bitte den Handbüchern der jeweiligen Module.

Durch das Ausführen des Rechnungslaufs werden im Modul Finanzen die entsprechenden Fakturadatensätze inklusive Rechnungspositionen angelegt und markiert.

Um die Fakturadatensätze eines Rechnungslaufs zu bearbeiten und abzuschliessen, öffnen Sie das Formular Rechnungen. Die Fakturadatensätze finden Sie im anschliessend geöffneten Navigator mit dem Status vorbereitet.

Eine Faktura kann manuell erfasst oder über einen Rechnungslauf aus einem anderen Modul eröffnet werden. Wenn es sich um eine identische Rechnung für mehrere Empfänger handelt, können Rechnungen ausserdem durch die Funktion Einzelrechnung erstellt werden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Markieren Sie zuerst sämtliche Personen, Adressen, Schüler, Klassen etc., für die als Rechnungsempfänger ein Fakturadatensatz angelegt werden soll.
  • Öffnen Sie dann Finanzen-Funktionen-Einzelrechnung um die Einzelrechnung aufzubereiten.

Nummer Bezeichnung Funkion
1 Fakturadetails Erfassen Sie die erforderlichen Details zur Faktura. Als Fakturadatum wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Dieses kann bei Bedarf jedoch überschrieben werden.
2 Empfängergruppe Wählen Sie die zuvor markierte Empfängergruppe.
3 Positionen Erfassen Sie die Rechnungspositionen mit Einheit, Preis, Menge und Rabatt.
4 Faktura eintragen Bestätigen Sie die Eingaben. Die Fakturadatensätze werden nun für die markierten Empfänger automatisch angelegt und befinden sich im Formular Rechnungen - Schulverwaltung - Status vorbereitet.

Passen Sie bei Bedarf die automatisch angelegten Rechnungspositionen an. Erfassen Sie einen allfälligen Rabatt in Prozent des Gesamtbetrages.

Um einen Betrag in mehrere Raten aufzuteilen, klicken Sie auf das + rechts neben der Bezeichnung Teilrechnungen.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Anzahl Teilbeiträge Erfassen Sie die Anzahl Teilbeträge und das Datum der ersten Fälligkeit.
2 Typ/Periodizität Wählen Sie den Teilungstyp und die Periodizität aus den Listen aus.
3 Bestätigung Bestätigen Sie die Einstellungen durch Klick auf den Button {{:finanzen:pasted:20200317-110529.png .
4 Teilrechnungen Sie sehen nun die einzelnen Teilrechnungen mit Betrag und Fälligkeit.

  • Im Hauptformular sehen Sie die Anzahl Teilrechnungen ebenfalls aufgeführt.

Ein Fakturadatensatz kann je nach Stand der Fakturaverarbeitung in verschiedene Stati eingeteilt werden. Die Stati werden automatisch durch das System gesetzt und können über die Dropdown-Liste der Stati als Filter der Fakturadatensätze verwendet werden. Die verschiedenen Stati können wie folgt verstanden werden:

Bezeichnung Funktion
Vorbereitet Provisorische Rechnungen vor Fakturalauf / vor Fakturaabschluss
Zurückgestellt Rechnungen, die nicht mit den aktuellen Fakturaläufen verrechnet werden sollen
Verrechnet Rechnungen, welche verschickt, jedoch noch nicht bezahlt wurden (Status nach Fakturalauf / Fakturaabschluss)
Storno vorbereitet Rechnungen, bei welchen ein Storno vorbereitet, jedoch noch nicht durchgeführt wurde (vor Stornolauf)
Storniert Definitiv stornierte Rechnungen (nach Stornolauf)
Teilbeglichen Rechnungen bei welchen eine Teilzahlung vorhanden ist (Bsp. Ratenzahlungen, Falschzahlungen etc.)
Fällig Alle Rechnungen, welche die Zahlungsfrist überschritten haben und noch nicht beglichen wurden.
Korrigiert Rechnungen mit manuellen Korrekturen (v.a. Mahngebühren)
Gemahnt Bereits gemahnte Rechnungen (nach Mahnlauf)
Ausgeglichen Rechnungen, die manuell oder durch eine weitere Zahlung ausgeglichen wurden
Beglichen Zusammenzug aller gewöhnlich bezahlten Rechnungen.
Abgeschlossen Zusammenzug aller auf irgendeine Weise (beglichen, storniert, ausgeglichen) abgeschlossener Rechnungen

Über Finanzen – Fakturalauf gelangen Sie zum Dialogfenster, das Sie durch den Prozess des Fakturalaufs führt. Auf diese Weise können einzelne Rechnungen, manuell ausgewählte/markierte Rechnungen und Rechnungen eines Fakturaübertrages abgeschlossen und verrechnet werden.

Wählen Sie den Fakturatyp und den gewünschten Rechnungslauf. Sollen von einem Rechnungslauf nur bestimmte Rechnungen abgeschlossen werden, müssen diese zuvor markiert werden und durch Aktivieren des Kontrollkästchens davon nur markierte separat abgeschlossen werden. Wenn Sie alle Rechnungen eines Typs (z.B. Musikschule) verrechnen möchten, müssen weder ein Lauf ausgewählt noch das Häkchen gesetzt werden.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Nummerierung Die Rechnungen werden nummeriert und die vorher provisorischen Rechnungsnummern werden nun definitiv geschrieben. Mit der Auswahl Neu nummerieren besteht die Möglichkeit, mehrere Rechnungsläufe miteinander zu nummerieren und verrechnen. Dafür werden alle Rechnungsdatensätze der verschiedenen Läufe markiert.

Danach öffnen Sie wieder das Fenster für den Fakturalauf und wählen auf der linken Seite das Kästchen davon nur markierte an. Hier wird kein Lauf angegeben, da Sie schon mehrere Läufe markiert haben. Somit können Sie auf der rechten Fensterseite die Option Neu nummerieren anwählen. Jetzt werden die Rechnungen aller markierten Läufe alphabetisch neu nummeriert und sind für den Fakturalauf bereitgestellt.

Mit der Option Rechnungsdatum ändern können Sie selbst festsetzen, welches Datum auf der definitiven Rechnung steht. Dies ermöglicht Ihnen, die Rechnungen vorzeitig abzuschliessen und an einem späteren Zeitpunkt abzuschicken.

Wenn bei der Nummerierung Fehler auftreten, wird automatisch ein entsprechendes Protokoll angezeigt.
2 Rechnungsprotokoll Der Druckbericht mit dem Protokoll der Rechnungen wird erstellt und geöffnet.
3 Rechnungsdruck Der Druckbericht mit den einzelnen Rechnungen wird erstellt und geöffnet. Drucken Sie die Rechnungen aus. Hier können Sie auch auswählen, ob die Ihre Faktura mit oder ohne Einzahlungsschein ausgedruckt werden soll.
4 Abschluss Die Fakturadatensätze werden abgeschlossen.

  • Nach dem Abschluss geschieht Folgendes: Der Status der Rechnungsdatensätze wechselt von vorbereitet zu verrechnet.

  • Die Exportdatei mit den Daten zum Austausch über die Schnittstelle wird auf dem eingestellten Transferpfad abgelegt. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird eine neue Nachricht mit der Exportdatei im Anhang erstellt.

Wenn Sie beim Überprüfen der Fakturadatensätze feststellen, dass der Fakturalauf falsche Daten geliefert hat, können Sie ihn über Finanzen - Funktionen - Fakturaübertrag zurücksetzen wieder rückgängig machen.

Überprüfen Sie die Abrechnungsdaten im jeweiligen Modul (z.B. Musikschule, Raumverwaltung etc.) und führen Sie die Abrechnung erneut durch.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger