Fakturavorgaben einrichten

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Ihre Bankangaben für die einzelnen Fakturatypen hinterlegen
  • wie Sie jedem Fakturatyp die entsprechende Schnittstelle zuweisen
  • wie Sie die Druckeinstellungen für Ihre Einzahlungsscheine einrichten

Rufen Sie unter Einstellungen - Fakturavorgabe das Dialogfenster zum Einrichten der Fakturavorgaben auf.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Fakturatyp Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Fakturatyp aus. Die Liste enthält sämtliche Scolaris-Module, aus welchen mithilfe der Verrechnungsfunktion Fakturadatensätze im Modul Finanzverwaltung angelegt werden können.
2 Bank 1 & 2 Erfassen Sie Name und Anschrift Ihrer Bank.
3 Kunden-ID Geben Sie Ihre Kundennummer der Bank ein. Handelt es sich beim Konto um ein PC-Konto der Post, lautet die Kunden-ID immer 000000. Bitte kontaktieren Sie uns für die Konfiguration von 7-stelligen Kunden-IDs.
4 Konto, VESR Erfassen Sie Ihre Teilnehmernummer. Die Kontonummer beginnt standardmässig mit der Kennziffer 01.
Im Feld Konto geben Sie die Kontonummer mit 9 Stellen ohne Leerzeichen ein. Besteht die Kontonummer aus weniger als 9 Stellen, müssen die nicht verwendeten Stellen zwischen der letzten Ziffer des Mittelteils und dem Bindestrich mit Leerschlägen überbrückt werden.
Beispiel:
Die Konto-Nr. 01-234…-7 entspricht der VESR-Nr. 010002347
Die VESR-Nummer wird automatisch gebildet.
5 Randeinstellungen Legen Sie den Abstand des Logos zum linken und oberen Seitenrand fest.
6 Logo Per Klick auf die rechte Maustaste und Laden kann das Logo, das auf der Faktura erscheinen soll, geladen werden.
7 Absender Erfassen Sie die Adresse des Absenders.
8 Begünstigter Erfassen Sie die Adresse des Begünstigten (wird auf dem Einzahlungsschein aufgeführt).
9 Schnittstelle Wählen Sie die gewünschte Schnittstelle aus der Liste aus. Die Liste enthält sämtliche für Ihre Organisation durch die PMI eingerichteten Schnittstellen.
10 Sep. Nummernkreis Sofern in den Schnittstellenvorgaben das Kontrollkästchen Übersteuerbar aktiviert ist, kann für den Fakturatyp ein separater Nummernkreis festgelegt werden, der sich von den Schnittstellenvorgaben unterscheidet.
Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Sep. Nummernkreis erscheinen die Felder Nummernkreis und Nächste Nummer

Wechseln Sie zum Register Vorgaben.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Zahlungsbedingungen Wählen Sie die gewünschte Zahlungsbedingung aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz und muss zu Beginn ausgefüllt werden. Erfassen Sie im Feld Zahlungsfrist die Frist in Tagen.
Hinterlegen Sie zudem Ihr Standard FiBu-Konto und wenn gewünscht weitere Standard-Konti für Rabatte, Mahnungen und Ausgleiche.
2 MwSt. anzeigen Legen Sie durch das Aktivieren bzw. Deaktivieren des Kontrollkästchens fest, ob auf der Rechnung Felder zur Mehrwertsteuer erscheinen sollen oder nicht.
Erfassen Sie den Mehrwertsteuersatz und Ihre Mehrwertsteuernummer.
3 Texte Bei Bedarf können Sie einen Zusatztext erfassen. Diese Texte erscheinen auf jeder Rechnung.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Texte direkt in der Rechnung selber zu erfassen, falls diese nicht allgemein gültig sind.

Wechseln Sie zum Register EZ-Schein.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 EZ-Format Ist die Option Standard ausgewählt, werden die Standardwerte aus Scolaris übernommen. Durch Auswählen der Option Variabel können die einzelnen Abmessungen angepasst werden.
2 Abmessungen Erfassen Sie die Abmessungen Ihres Einzahlungsscheins.
3 Standard zurücksetzen Per Klick auf den Button werden die Abmessungen auf die Standardwerte von Scolaris zurückgesetzt.
4 Linker Abstand Bereich Empfangsschein - Abstand zu linkem Rand des Einzahlungsscheins für Bank, Begünstigter, Konto und Betrag
5 Linker Abstand Bereich Einzahlung Giro - Linker Abstand zum Rand des Empfangsscheins für Bank, Begünstigter, Konto und Kodierzeile
6 Linker Abstand Bereich Einzahlung Giro - Linker Abstand zum Rand des Einzahlung Giro Bereichs für Referenznummer und Empfänger
7 Oberer Abstand Bereich Empfangsschein - Abstand zu oberem Rand des Einzahlungsscheins für Referenz-Nr. und Empfänger
8 Oberer Abstand Bereich Einzahlung Giro - Abstand zu oberem Rand des Einzahlungsscheins für Bank und Begünstigter
9 Oberer Abstand Bereich Einzahlung Giro - Abstand zu oberem Rand des Einzahlungsscheins für Konto und Betrag
10 Oberer Abstand Bereich Einzahlung Giro - Abstand zu oberem Rand des Einzahlungsscheins für Referenznummer und Empfänger
11 Oberer Abstand Bereich Einzahlung Giro - Abstand zu oberem Rand der Kodierzone für die Kodierzeile
12 Seitenrand links Nicht verändern - Abstand zwischen linkem Seitenrand und Einzahlungsschein
13 Seitenrand unten Nicht verändern - Abstand zwischen unterem Seitenrand und Einzahlungsschein
14 Seitenrand rechts Nicht verändern - Abstand zwischen rechtem Seitenrand und Einzahlungsschein

  • Legen Sie die genauen Abstände der einzelnen Texte zum oberen und linken Seitenrand fest. Diese Angaben erfolgen in mm und müssen auch auf den Millimeter genau stimmen, damit die Einzahlungsscheine später korrekt gedruckt und insbesondere die Referenzzeilen korrekt eingelesen werden können. Die PMI.AG hilft Ihnen gerne bei diesen Einstellungen und händigt Ihnen eine Schablone der Post aus, mit der Sie die Einstellungen überprüfen können.

  • Wenn Sie zum ersten Mal einen Einzahlungsschein für Ihren Drucker einrichten, drucken Sie am besten eine Beispielrechnung auf dem richtigen Papier aus. Kontrollieren Sie einerseits von Auge und andererseits mit der Schablone der Post, ob sich die Einträge am richtigen Ort befinden.

  • Konto, Betrag, Empfänger, Referenz usw. können von Auge kontrolliert werden. Die Referenzzeile ganz unten auf dem Einzahlungsschein muss jedoch genau in die Schablone der Post passen (exakt in die Häuschen der oberen Reihe). Dies ist enorm wichtig, denn nur so können die Einzahlungsscheine eingelesen werden.

  • Wird die Referenzzeile zu weit links dargestellt, liegt dies am Druckerrand, der Ihre Eingaben übersteuert. In diesem Fall müssen Sie ganz auf der rechten Seite die Seitenränder-Einstellungen ändern. Dies ist aber eher die Ausnahme.

  • Bis alle Einstellungen stimmen, müssen einige Beispielrechnungen gedruckt werden. Wenn alles in Ordnung ist, können diese Einstellungen bis zur Verwendung eines neuen Druckers beibehalten werden. Dann allerdings müssen - wie bereits erwähnt - alle Einstellungen neu vorgenommen werden.

  • Wenn Sie zum ersten Mal Einzahlungsscheine drucken, empfehlen wir Ihnen, ein Beispiel an die Bank zu senden und die Lesbarkeit überprüfen zu lassen. Ihr Testeinzahlungsschein wird dann dem Verrechnungszentrum zugestellt und Sie erhalten innert weniger Tage Bescheid. Stimmt die Positionierung der Referenzzeile (auch Codierzeile genannt) nicht, muss allerdings mit Gebühren gerechnet werden!

  • Zuletzt geändert: vor 6 Monaten
  • von Severin Sutter