In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie externe Dokumente in Scolaris importieren und zuweisen
  • wie Sie importierte Dokumente finden und verwalten
  • wie Sie Dokumente bestimmten Datensätzen zuordnen

Externe Dokumente (z. B. Word- oder Excel-Dateien, PDF, oder auch Bilddateien) können in Scolaris importiert und im Programm selber verwaltet werden. Importierte Dokumente werden in einem Datencontainer in Scolaris abgelegt und sind anschliessend losgelöst von den entsprechenden Originaldateien.

Dokumente können direkt über ein Formular zugewiesen werden.

  • Öffnen Sie hierfür zum Beispiel das Formular Schüler und suchen Sie den gewünschten Schüler, welchem Sie ein Dokument zuweisen möchten.
  • Klicken Sie auf das Symbol
  • Wählen Sie das gewünschte Dokument aus.
  • Bestätigen Sie mit Öffnen Ihre Auswahl.
  • Anschliessend ist man in der Dokumentenablage und muss dort die Beschriftungen für das Dokument erfassen.

Im Modul Dokumentenverwaltung, Formular Dokumente können über den Button Datei einfügen ebenfalls Dateien importiert werden.

Um ein importiertes Dokument später in der Datenbank zu finden, können verschiedene Informationen dazu erfasst werden.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Ablagetitel Erfassen Sie hier den Titel, unter dem Sie das Dokument in der Datenbank ablegen möchten. Nach diesem Begriff kann das Dokument später gesucht werden.
2 Art Wählen Sie den Verwendungszweck des Dokumentes. Dieses Feld ist eine Referenz.
3 Typ Wählen Sie das Dateiformat des Dokumentes.
4 Nummer Vergeben Sie bei Bedarf eine interne Dokumentennummer.
5 Datum Erfassen Sie das Importdatum des Dokumentes. Per Doppelklick ins Feld wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt.
6 Projekt Weisen Sie dem Dokument bei Bedarf ein Projekt zu. Dieses Feld ist eine Referenz.
7 Betreff Erfassen Sie hier das Hauptstichwort für den Inhalt des Dokumentes. Nach diesem Begriff kann das Dokument später über die Datensatzsuche gesucht werden.
8 Autor Wählen Sie den Autor des Dokumentes aus der Liste aus. Die Einträge stammen aus dem Formular PERSONAL im Modul ADMINISTRATION.
9 Klassifizierung Klassifizieren Sie das Dokument bei Bedarf. Dieses Feld ist eine Referenz.
10 Physische Ablage Wählen Sie bei Bedarf den Ablageort des physisch vorhandenen Dokumentes. Dieses Feld ist eine Referenz.
11 Inhalt / Beschreibung Hier können Sie genauere Informationen zum Inhalt und eine Beschreibung des Dokumentes erfassen.

Stichworte

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Stichworte auswählen Wählen Sie aus den verfügbaren Stichworten diejenigen aus, die Sie dem Dokumentdatensatz zuordnen möchten und klicken Sie auf .
Die Stichworte erscheinen nun im Fenster GEWÄHLTE STICHWORTE.
Dies ist eine Referenztabelle.
2 Eigene Stichworte Im Feld BENUTZERDEFINIERT können Sie zusätzliche Stichworte erfassen und per Klick auf dem Datensatz zuordnen.

  • Die vorhandenen Dokumentdatensätze können nach den gewählten Stichworten gefiltert werden. Wählen Sie die gewünschten Stichwörter im Navigator unter Stichwort aus und bestätigen Sie den Filter. Es werden nun ausschliesslich die Datensätze mit den entsprechenden Stichwörtern angezeigt.

Sie können Dokumente einzelnen Datensätzen in Scolaris zuordnen. So können Dokumente beispielsweise einer Schüler- oder Personalakte zugewiesen werden.

  • Wählen Sie im Register Übersicht unter der Option Dieses Dokument einem weiteren Datensatz zuordnen aus, welcher Art von Datensatz Sie das Dokument zuordnen wollen. Klicken Sie danach auf das Symbol und wählen Sie den gewünschten Datensatz aus.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Verbindung zu Wählen Sie das gewünschte Formular aus, dessen Datensätze Sie zuweisen möchten.
2 Art Wählen Sie Einzelwahl, um alle Datensätze dieses Formular zu sehen, oder markierte, um nur die markierten Datensätze anzuzeigen.
3 Datensätze auswählen Markieren Sie hier die gewünschten Datensätze.

Die gewählten Datensätze werden nun im Register Übersicht angezeigt.

Über die Buttons auf der rechten Seite können nebst dem Einfügen eines neuen Dokumentes weitere Funktionen ausgelöst werden.

Neue leere Vorlage einfügen: Es wird ein leeres neues Dokument eingefügt.

Datei einfügen: Mit dieser Funktion kann eine bereits vorhandene Datei eingefügt werden.

Bearbeiten: Das Dokument wird geöffnet und kann bearbeitet werden.

Duplizieren: Die ganze Vorlage wird dupliziert. Alle Textmarken und Einstellungen werden übernommen.

Um ein zugewiesenes Dokument zu öffnen, rufen Sie zuerst den entsprechenden Datensatz auf (z. B. Schülerdatensatz im Formular Schüler). Im Register Formular des Datensatzes finden Sie das Symbol .

Per Klick erscheint ein Fenster mit den bereits vorhandenen Dokumenten.

Öffnen Sie das gewünschte Dokument per Einmalklick auf die Bezeichnung und wählen Sie die Option Datei bearbeiten. Das Dokument öffnet sich.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger