Betreuungen erfassen und verwalten

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Betreuungen für verschiedene Teilangebote erfassen
  • wie Sie die Betreuungsabrechnung vorbereiten und durchführen
  • wie Sie die Notfallkontakte eines Schülers erfassen und als Karte oder Liste drucken

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Angebot auswählen Wenn Sie mehrere Betreuungsangebote führen, können Sie per Klick auf den kleinen Pfeil rechts im Button das gewünschte Angebot auswählen.
2 Schüler zuweisen Weisen Sie den angemeldeten Schüler zu.
3 Ort Wählen Sie die Lokalität der Betreuung aus der Liste aus. Dieses Feld ist eine Referenz.
4 Ein-/Austritt Erfassen Sie das Anfangsdatum der Betreuung. Das Enddatum ergänzen Sie, sobald Sie die Betreuung abschliessen möchten.
5 Filter Sobald das Enddatum einer Betreuung erreicht ist, tritt der Datensatz automatisch aus. Über den Filter können Sie die vorhandenen Betreuungen nach aktiven und ausgetretenen Datensätzen filtern.
6 Warteliste Wenn ein Betreuungsangebot bereits vollständig ausgelastet ist und man keine weiteren Anmeldungen annehmen kann, hat man die Möglichkeit die wartenden Schüler bereits zu erfassen und auf die Warteliste zu setzen.
7 Unterformulare Journal
Bietet Platz, um vertrauliche Informationen und vor allem Notizen oder allgemeine Informationen zum angemeldeten Schüler zu erfassen.
Notfallkontakte
Die Felder dieses Unterformulars können vom Administrator von Scolaris individuell erstellt und verwaltet werden und variieren dementsprechend von Schule zu Schule.
8 Rechnungsadresse Falls die Betreuung eines Kindes von mehreren Rechnungsempfängern bezahlt wird, kann die Betreuungsanmeldung zweimal, mit zwei unterschiedlichen Rechnungsadressen und den jeweilig übernommenen Angeboten erfasst werden.

  • Schüler, welche nur für gewisse Tage auf die Warteliste kommen, können mit zwei Datensätzen erfasst werden (1. Datensatz: Anmeldung für aktuell besuchtes Angebot, 2. Datensatz: Anmeldung für Warteliste). Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen WARTELISTE und erfassen Sie das Datum der Anmeldung um die Reihenfolge der Anmeldungen im Überblick zu halten.

  • Ein Schülerdatensatz kann jeweils nur einmal mit einem Betreuungsdatensatz eines bestimmten Ortes verknüpft werden. Aus diesem Grund wird empfohlen, einen Ort „Warteliste“ zu erfassen und diesen zu verwenden.

  • Die als Notfallkontakte erfassten Angaben können wiederum auf gewissen Druck-berichten ausgegeben werden.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Anmeldung Um die Anmeldungen einzutragen, wählen Sie die Option Anmeldung.
2 Perioden Im linken Registerbereich erscheinen die im Betreuungsangebot erfassten Perioden. Öffnen Sie eine noch nicht bearbeitete Periode per Doppelklick. Aktivieren Sie danach im rechten Registerbereich die Kontrollkästchen der gewünschten Teilangebote und Wochentage.
3 Tage Im Feld Tage sehen Sie für jedes Teilangebot die Anzahl angemeldeter Tage in der aktuellen Periode.
4 Übernahme Folgeperioden Per Klick auf den Pfeil kann die Auswahl für sämtliche nachfolgenden Perioden der Betreuung übernommen werden.
5 Periode löschen Falls Sie die gesamte Betreuung für eine (oder mehrere) Periode löschen möchten, klicken Sie auf das Kreuzsymbol oben rechts. Jedoch wird nur die Betreuung für die angewählte Periode gelöscht und nicht für die gesamte Betreuung.

  • Werden während der Dauer einer Betreuung einzelne Teilangebote geändert (z. B. Mittagstisch neu am Freitag statt am Donnerstag), können die Änderungen in der Periode vorgenommen werden, ab welcher sie wirksam werden. Anschliessend können die Änderungen per Klick auf für sämtliche folgenden Perioden übernommen werden.

  • Sie haben die Möglichkeit, im Register Verrechnung einen höheren oder tieferen Betreuungsfaktor zu erfassen, falls der jeweilige Schüler einen höheren oder tieferen Aufwand für das Betreuungspersonal darstellt (z.Bsp. Neugeborene, welche mehr Aufwand verursachen oder junge Erwachsene, welche einen geringeren Aufwand für das Betreuungspersonal bedeuten).

  • Wird im Feld Zeit von/bis ein Enddatum eingegeben, löscht es die Folgeperioden im Register Teilangebot automatisch. Ist das Enddatum innerhalb einer Periode, werden die Perioden ab der Folgeperiode gelöscht.

  • Per Doppelklick ins Feld Schüler gelangen Sie direkt zum entsprechenden Datensatz im Formular Schüler, wo Sie weitere Informationen zum Schüler finden.

Wurde in den Angebotseinstellungen die Einstellung im Feld Betreuungsdetails auf Ja gesetzt, erscheint neben jedem Kontrollkästchen der Button . Per Klick auf diesen Button erscheint ein Dialogfenster zum Erfassen von zusätzlichen Informationen zum entsprechenden Teilangebot.

Wurde die Einstellung im Feld Betreuungsdetails auf Nein gesetzt, werden diese Buttons nicht eingeblendet.

Bevor Sie die Verrechnung vorbereiten, ist es wichtig, dass die Beiträge neu berechnet werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die aktuell geltenden Beiträge, FiBu-Kontonummern und Rabatte für die Betreuung in die Abrechnung übernommen werden.

Wechseln Sie zum Register Beiträge, um die Beiträge zu überprüfen.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Beiträge Die Beiträge für die im Register Teilangebot gewählten Dienstleistungen werden gemäss Tarif berechnet und angezeigt. Wurde im Angebot ein Standardkonto hinterlegt, wird dieses ebenfalls standardmässig angezeigt. Beiträge und Konto können aber bei Bedarf überschrieben werden. Wird für diese Anmeldung der Gesamtrabatt nicht eingesetzt, so können in den Kontrollkästchen Rabatt für jedes Teilangebot einzeln definiert werden, ob die Rabattvorgaben des Angebots gelten oder nicht.
2 Tarifstufe/Tarifwert wählen Wählen Sie die entsprechende Tarifstufe aus der Liste aus, die als Berechnungsgrundlage für die Betreuung dienen soll. Die Einträge der Liste richten sich nach den im Angebot erfassten Tarifstufen. Nachfolgend erfahren Sie mehr zur Erfassung einer Verrechnung mit Tarifwerten.
3 Rabattsatz Erfassen Sie bei Bedarf den Satz zur Rabattberechnung. Durch das Aktivieren des Kontrollkästchens Gesamtrabatt wird der Rabatt für alle gewählten Teilangebote wirksam (die Spalte Rabatt wird entsprechend deaktiviert). Durch deaktivieren des Kontrollkästchens Gesamtrabatt können Sie den Rabatt individuell nach Teilangebot setzten. Beim Gesamtrabatt wie auch beim Individualrabatt gilt jedoch: Falls Sie manuell einen Rabattsatz im Feld Rabattvorgabe eingeben, wirkt dieser immer stärker als die Voreinstellung, die im Formular Angebot gemacht wurde.

Zum Beispiel: Sie geben im Formular Angebot als Familienrabatt bei zwei Kindern den Prozentsatz 10% ein doch eine spezielle Familie erhält wegen Sozialbezügen mehr Rabatt. Die Einstellung, die Sie im Formular Angebot vorgenommen haben, können Sie jetzt individuell auf diese Familie bezogen manuell im Feld Rabattvorgabe überschreiben. So wird der Rabatt im Feld Rabattvorgabe übernommen.
4 Manueller Rabatt Sie können bei jeder Betreuungsanmeldung wählen, ob der Datensatz von der automatisierten Rabattberechnung ausgeschlossen werden soll und somit ein manueller Rabatt vergeben wird. Aktivieren Sie in diesem Falle das Kontrollfeld Manueller Rabatt.
5 Separate Rechnung In der Regel werden alle Betreuungsdatensätze mit derselben Rechnungsadresse auf einer Rechnung zusammengefasst. Um dies zu umgehen und für jeden Betreuungsdatensatz einer Rechnungsadresse eine separate Rechnung zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen SEP. RECHNUNG.
6 Betreuungsfaktor Hier wird automatisch der Standardwert aus dem Angebot eingetragen. Dieser Wert kann überschrieben werden.
7 Individuelle Texte Hier können Sie weitere Verrechnungszeilen erfassen, die für die Betreuungsverrechnung berücksichtigt werden. Die hier erfassten Texte werden für sämtliche Verrechnungen der Betreuung übernommen. Texte, die nur für einzelne Perioden gelten, müssen im Register Perioden bei der Wahl Abrechnung separat erfasst werden.

  • Der Standardrabatt, der im Formular Angebot eingestellt wird, ist hier nicht ersichtlich.

Öffnen Sie Ihren Tarifrechner mit dem Button . Wählen Sie hier zwischen den automatisch berechneten Berechnungsarten Vollzahler und Basiszahler oder erfassen Sie unter Detailberechnung das effektive Einkommen der Familie, um den Betreuungstarif zu berechnen. Der hier entstandene Faktor Betreuungstarif wird mit dem beim Teilangebot hinterlegten Faktor multipliziert und ergibt somit den zu bezahlenden Tarif.

  • Sobald in den Einstellungen des Angebots der Individualtarif Plan erfasst ist, öffnet sich in Ihrem Tarifrechner das Register Plan um die Betreuungstarife für das kommende Jahr zu hinterlegen. Bei Klick auf das Register Plan kommt die Meldung, ob die aktuellen Werte ins Register Plan übernommen werden sollen.

Um die Beiträge neu zu berechnen wählen Sie im Register Betreuung unter Funktionen die Funktion Abrechnung.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Angebot / Periode Wählen Sie das abzurechnende Angebot und die dazugehörige Angebotsperiode aus.
2 Beiträge neu berechnen Aktivieren Sie das Kontrollfeld Beiträge neu berechnen.
3 Bestätigen Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

  • Die Funktion Beiträge neu berechnen wird nur durchgeführt, wenn während dem Schuljahr allfällige Änderungen an den Einstellungen des Betreuungsangebots vorgenommen worden sind.

Um eine Betreuungsperiode zu verrechnen, wählen Sie im Register Betreuung unter Funktionen die Funktion Abrechnung.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Angebot / Periode Wählen Sie das abzurechnende Angebot und die dazugehörige Angebotsperiode aus.
2 Abrechnungen und Rabatte eintragen Aktivieren Sie das Kontrollfeld Abrechnungen eintragen und Rabatte eintragen.
3 Bestätigen Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

  • Führen Sie diese Funktion nur einmal aus. Einzelne Anpassungen können später direkt im Register Übersicht-Abrechnung vorgenommen und neu berechnet werden. Die Funktion Abrechnungen eintragen hingegen löscht sämtliche Abrechnungen und erstellt sie neu.

  • Im Feld Angebotsperiode(n) können auch mehrere Perioden angewählt werden, sofern diese zusammen abgerechnet werden sollen.

Die Informationen zur Verrechnung werden nun im Register Übersicht, unter der Option Abrechnung eingetragen.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Absenzen Erfassen Sie die entschuldigten und unentschuldigten Absenzen für jedes Teilangebot. Der zu bezahlende Betrag wird gemäss den im Angebot vorgenommenen Absenzen-Einstellungen berechnet.
2 Zusatztexte Erfassen Sie weitere Positionen, die ausschliesslich für die aktuell ausgewählte Periode gelten.
3 Status Sobald die Betreuung verrechnet ist, wechselt der Status auf Ja.
4 Neu berechnen Periode neu berechnen (siehe Info unten). Auf diese Weise können einzelne Perioden neu berechnet werden, ohne dass die Funktion Betreuungsabrechnung ausgeführt werden muss.
5 Beilage Datensätze mit aktiviertem Kontrollkästchen Beilage werden beim Fakturalauf im Modul Finanzen als separate Beilagen gedruckt.

  • Wenn die Verrechnung nur in einzelnen Datensätzen eingetragen werden soll, kann dies direkt im Datensatz in der gewählten Periode erfolgen.

Wenn Sie mit dem Modul Finanzen von Scolaris arbeiten, können die Verrechnungen aus dem Betreuungsmodul direkt in dieses Modul übernommen und entsprechende Fakturadatensätze automatisch angelegt werden.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Angebot / Periode Wählen Sie das abzurechnende Angebot und die dazugehörige Angebotsperiode aus.
2 Fakturaübertrag durchführen Aktivieren Sie das Kontrollfeld Fakturaübertrag durchführen.
3 Sachbearbeiter Wählen Sie zwingend den zuständigen Sachbearbeiter aus.
4 Jahr / Periode / Start / Ende Ändern Sie wenn nötig die Felder Jahr und Periode Start/Ende.
5 Einleitung / Bemerkung Fügen Sie eine Einleitung oder eine Rechnungsbemerkung ein.
6 Bestätigen Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

  • Die ersten beiden Funktionen Abrechnungsprotokoll drucken und Abrechnungsdetailkontrolle drucken sind Druckberichte, die Sie vor der Betreuungsabrechnung zur Kontrolle verwenden können.

  • Das weitere Vorgehen der Abrechnung (Fakturalauf etc.) wird im Handbuch zum Modul Finanzen ausführlich beschrieben.

  • Das Feld Sachbearbeiter bezieht sich auf das Formular Aktives Personal im Modul Administration. Erfassen Sie eine neue Person. Setzten Sie im Register Adresse unter der Gruppe Geschäft im Feld Kurzzeichen das Kurzzeichen des Sachbearbeiters. Damit Ihnen die Person als Sachbearbeiter beim Fakturaübertrag erscheint, aktivieren Sie im Formular Aktives Personal im Register Eigenschaften bei den Programmzuordnungen das Kontrollkästchen Sachbearbeiter.

Für jeden betreuten Schüler können die wichtigsten Notfallkontakte hinterlegt und in Form von Karten oder Listen gedruckt werden.

Per Klick auf gelangen Sie zum Unterformular Notfallkontakte.

Erfassen Sie die entsprechenden Notfallkontakte des Schülers. Die verfügbaren Felder können durch den Administrator über das Register Einstellungen-Feldnamen konfigurieren im Register Notfallkontakte definiert und eingerichtet werden.

  • Der Vorteil des Unterformulars gegenüber den Freien Feldern ist, dass Sie pro Kind die Notfallkontakte nur einmal erfassen müssen. Sobald Sie danach für das Kind einen neuen Datensatz in einem anderen Angebot anlegen, erscheinen die Notfallkontakte des Kindes automatisch.

  • Es können verschiedene Druckberichte wie zum Beispiel die Notfallkarte eines Schülers oder eine Liste der Notfallkontakte aller betreuten Schüler generiert und gedruckt werden.

Sie haben für jeden betreuten Schüler die Möglichkeit, ein zu führen. Das Unterformular Journal bietet Platz, um vertrauliche Informationen und vor allem Notizen zu erfassen.

  • Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die geltenden Richtlinien zum Daten- und Personenschutz.

Der Druckbericht Betreuungsvereinbarung kann direkt aus Scolaris als PDF exportiert und gespeichert werden. Es wird für jeden Schüler ein separates PDF erstellt.

Mit der Funktion Betreuungswechsel werden die Anmeldungen eines Angebotes einer bestimmten Periode auf die zukünftigen, gewählten Perioden übertragen. So muss der Übertrag der Anmeldungen von einer Periode zur anderen nicht bei jedem Schüler manuell mit dem Pfeilbutton ausgeführt werden.

Dies ist vor allem eine Erleichterung beim Jahreswechsel, wenn alle Angebote von einem Schuljahr ins Nächste übertragen werden müssen. Erfassen Sie dazu als Erstes die neuen Perioden in Ihrem Betreuungsangebot.

Die Funktion wird im Modul Betreuung über Funktionen-Betreuungswechsel durchgeführt.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Angebot Wählen Sie ein Angebot aus.
2 Schuljahr (Quelle) Wählen Sie das Schuljahr aus. Anlässlich dieser Angabe werden die Perioden aufsteigend bis zur aktuellen Periode angezeigt.
3 Periode (Quelle) Die Periode, von welcher aus Sie die Angebote weiterführen möchten, wird hier ausgewählt.
4 Periode In diesem Feld markieren Sie die zukünftigen Perioden, in die Sie die Angebote weiterführen möchten.

Um bei der Verrechnung nach Tarifwerten die Plantarife und Planfaktoren aktuell werden zu lassen gibt es eine Funktion. Sie finden diese im jeweiligen Betreuungsangebot neben den Individualtarifen. Starten Sie die Funktion über den Button , nun werden der Planfaktor und der Plantarif aktuell. Die Funktion gilt nur für das gewählte Angebot und muss somit für alle betroffenen Angebote separat durchgeführt werden.

  • Der Übertrag von Plan nach Aktuell darf erst nach der letzten Rechnungsstellung im jetzigen Schuljahr erfolgen.

  • Bei der ersten Rechnungsstellung nach der Umstellung ist es zwingend, dass man den Punkt Beiträge neu berechnen in der Betreuungsabrechnung durchführt.

Sollen Schüler welche bestimmte Betreuungen haben im Formular Schüler im Moduk Schule gefiltert werden, können Sie wie folgt vorgehen:

  • Markieren Sie die gewünschten Betreuungen, allenfalls muss zuerst noch gefiltert werden.
  • Öffnen Sie im Modul Schule das Formular Schüler.
  • Öffnen Sie den Navigator - Filter und wählen Sie unter Markierungswahl - Markierte Betreuungen an.
  • Nun filtert Scolaris alle Schüler der vorgänig im Betreuungsmodul markierten Betreuungen.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger