Personalverwaltung

In diesem Kapitel erfahren Sie

  • wie Sie Mitarbeitende (Lehrkräfte, Kommissionsmitglieder, Dienste etc.) erfassen
  • wie Sie die Verfügbarkeit des Personals für die einzelnen Tools in Scolaris steuern
  • wie Sie diverse Tätigkeiten erfassen

Die Personalverwaltung ist die Basis für die Zuordnung und Verwaltung von Lehrkräften und anderer im Umfeld der Schule tätigen Personen. In diesem Kapitel wird die Stammdatenpflege des Personals behandelt. Der Beschäftigungsverwaltung ist in diesem Handbuch ein separates Kapitel gewidmet.

Im Register Administration kann über das Symbol Personal das Formular Personal geöffnet werden. Wählen Sie das Symbol Neu, welches sich im Register Formular befindet, damit sich der integrierte Erfassungsassistent öffnet.

Erfassen Sie die ersten Personalangaben.

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  • exakt: Vorhandener Datensatz entspricht exakt Ihren Eingaben
  • neu: Neu zu erstellender Datensatz
  • ähnlich: Ähnliche Ergebnisse

Entscheiden Sie nun, ob Sie den Personaldatensatz neu erstellen möchten in dem Sie den Eintrag neu doppelklicken oder mit dem ✔ übernehmen. Sie können mit den gleichen Funktionen auch einen bereits vorhandenen Datensatz öffnen. Erfassen Sie nun die restlichen Angaben direkt im Personaldatensatz.

  • Die Felder Personalnummer sowie Aufsicht 1 – 3 können über das Register Einstellungen Symbol Feldnamen konfigurieren individuell beschriftet werden (dem Administrator vorbehalten).

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Adresse Hier wird die Adresse ergänzt. Beachten Sie, dass die Adressdaten des Personals nicht mit dem Formular Adressen verknüpft ist. Also wenn eine Person aus dem Personal gleichzeitig auch ein Elternteil eines Schülers ist, muss diese Person zweimal, im Formular Personal und im Formular Adressen, erfasst werden.
Die Anschrift ergibt sich automatisch, sobald die Adresse erfasst und der Datensatz gespeichert wird. Bei Änderungen wird durch Klick auf das Symbol die Anschrift aktualisiert.
2 Kommunikation Die Private- wie auch die Mobiltelefonnummer und die E-Mail Adresse werden hier erfasst. Über die Feldbezeichnung kann bei der E-Mail Adresse eine direkte Verknüpfung zu einer neuen E-Mail Nachricht gemacht werden.
3 Geschäft (Sachbearbeiter) Hier werden hauptsächlich Angaben zu den Geschäftsinformationen gemacht. Für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können hier jeweils die Kurzzeichen und nach Bedarf auch die Unterschrift eingefügt werden.
4 Foto Im Feld Foto können Sie durch Klick auf die rechte Maustaste und laden ein Foto hinzufügen.

Erfassen Sie im Register Eigenschaften die allgemeinen Angaben zu Zivilstand, Geschlecht, Heimatort etc. Legen Sie im Bereich Programmzuordnung fest, für welche Tools die Personaldaten in Scolaris zur Verfügung stehen sollen.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Modulzuordnung In welchen Modulen soll diese Person zur Verfügung stehen.
Ist zum Beispiel das Kontrollkästchen Musikschule nicht aktiviert, kann die Person im Modul Musikschule nicht als Lehrperson ausgewählt werden.
2 Personal Wählen Sie hier an in welchen Bereichen eine Person tätig ist.
Ist zum Beispiel das Kontrollkästchen Aufsicht aktiviert, kann die Person als Aufsichtsperson für eine andere Lehrkraft ausgewählt werden. Um die erfasste Lehrperson einer Klasse zuweisen zu können muss zwingend das ✔ Lehrperson gesetzt sein.
3 Dienste Personen welche nicht zum eigentlichen Schulpersonal gehören, werden unter Dienste erfasst.

Nummer Bezeichnung Funktion
1 Klassendaten Diese Daten werden aufgrund der Zuweisung der Person zu einer Klasse automatisch ergänzt.
2 Eintrittsdaten Erfassen Sie die Daten zum Eintritt an die Schule. Das Feld fiktiv dient dem Erfassen eines fiktiven Eintrittsdatums zur Berechnung der korrekten Dienstjahreszahl. Dies kann zum Beispiel bei der Rückkehr an die Schule nach einer längeren Abwesenheit der Fall sein. Auf diese Weise werden nur die tatsächlich geleisteten Dienstjahre berücksichtigt. Das Feld Dienstjahrzahl dient zum selben Zweck wie das fiktive Eintrittsdatum. Zum Beispiel bei zwei Jahren unbezahlten Urlaubes kann durch das Einsetzen eines -2 die tatsächliche Dienstjahrzahl berechnet werden.
3 Austrittsdaten Erfassen Sie die Daten zum Austritt aus der Schule. Sobald das Austrittsdatum überschritten ist, finden Sie die Person im Navigator Ausgetretene.
4 Vertretung Hier können Sie Angaben zu möglichen Unterrichtstagen und –zeiten erfasst werden.

Erfassen Sie im Register Lohn die Bankdaten der Person. Diese dienen vor allem der Lohnüberweisung.

Hier können sämtliche Absenzen einer Person mit Grund, Datum, Stellvertretung und Kommentar erfasst werden. Unentschuldigte Absenzen können im entsprechenden Kontrollkästchen gekennzeichnet und beim Erstellen von Reports berücksichtigt werden. Das Feld Grund ist eine Referenz und kann jederzeit erweitert oder reduziert werden.

Ein neuer Eintrag kann mittels Symbol oben rechts erstellt werden.

Im Unterformular Amt können spezielle Ämter mit Angaben zur entsprechenden Entschädigung erfasst werden. Das Feld Bezeichnung ist eine Referenz und kann jederzeit erweitert oder reduziert werden.

Ein neuer Eintrag kann mittels Symbol oben rechts erstellt werden.

Das Unterformular Schlüssel wird im Kapitel Schlüsselverwaltung behandelt.

Im Unterformular Kommission können Kommissionstätigkeiten erfasst und um zusätzliche Bemerkungen ergänzt werden. Das Feld Bezeichnung ist eine Referenz und kann jederzeit erweitert oder reduziert werden.

Ein neuer Eintrag kann mittels Symbol oben rechts erstellt werden.

Erfassen Sie hier Notizen zu diesem Personaldatensatz. Wie beim Schüler ist es wichtig, dabei nie den gesetzlichen Datenschutz zu verletzen.

Ein neuer Eintrag kann mittels Symbol oben rechts erstellt werden.

Hier können Bezugspersonen erfasst werden, die einen bestimmten Bezug zu dieser Person haben.

Eine neue Verknüpfung kann mittels Symbol oben rechts erstellt werden.

Im Unterformular Ausbildung können abgeschlossene Ausbildungen detailliert erfasst werden. Im Register Ausbildung werden Informationen zu verschiedenen Abschlüssen erfasst. Im Register Fachausweise können Fächer, die auch abgeschlossen wurden, aufgezeigt werden.

Das Unterformular Pensen wird im Modul Musikschule behandelt.

Das Unterformular Mutation ermöglicht Ihnen das Terminieren von Adressänderungen. So können Sie bereits im Voraus bekannte Änderungen vornehmen und auf ein bestimmtes Datum hin wirksam werden lassen. Übernehmen Sie bei Bedarf die bisherigen Adressdaten ins Unterformular.

Nehmen Sie nun die entsprechenden Änderungen und/oder Ergänzungen am Personaldatensatz vor. Erfassen Sie anschliessend oben rechts das Datum, ab welchem die Änderungen wirksam werden sollen.

In der History werden die Vergangenheitsdaten eines Adressdatensatzes aufgelistet. Wird eine terminierte oder manuell im Hauptdatensatz vorgenommene Mutation wirksam, werden die bisherigen Daten in die History übertragen, wo die letzten paar Datensatzversionen zur Verfügung stehen, falls man auf ehemalige Daten zurückgreifen muss.

  • Zuletzt geändert: vor 11 Monaten
  • von Luana Bernegger